الفاتورة الأولية و الفاتورة التجارية في المملكة العربية السعودية

تؤدي الفاتورة الأولية و الفاتورة التجارية أدوارًا مميزة في المعاملة التجارية. حيث توفر الفاتورة الأولية أو الفاتورة المبدئية عرض السعر وتحدد الشروط قبل إتمام عملية الشراء، بينما تعمل الفاتورة التجارية كوثيقة رسمية تؤكد إتمام البيع وتطلب الدفع من المشتري. إصدار المستند غير الصحيح يمكن أن يؤدي إلى إشكاليات قانونية، و إختلافات مالية. 

سنتعرف في هذا المقال على كل ما يخص الفاتورة الأولية و الفاتورة التجارية.

تعريف الفاتورة الأولية مقابل الفاتورة التجارية

الفاتورة الأولية: هي وثيقة مبدئية تحتوي على عرض السعر للسلع أو الخدمات بما في ذلك تفاصيل النفقات مثل الضرائب ورسوم الشحن. يُعرف هذا النوع من الفواتير أيضًا باسم عرض الأسعار.

الفاتورة التجارية: هي وثيقة رسمية ملزمة قانونياً تصدر بعد إتمام البيع وتسليم البضائع. وهي تحدد تفاصيل المعاملة، بما في ذلك معلومات المشتري والبائع ووصف البضائع وشروط الدفع وتفاصيل الشحن. ويمكن أيضًا الإشارة إليها باسم فاتورة ضريبية أو فاتورة إلكترونية.

الغرض من الفاتورة الأولية و الفاتورة التجارية 

الغرض من الفاتورة الأولية:

1. تقدير التكاليف الأولية ورسوم الشحن، والضرائب، وغيرها من الرسوم المتعلقة بالمعاملة المقترحة.
2. يساعد في الحصول على خطاب اعتماد من خلال تقديم مستند تمهيدي قد تحتاجه البنوك لإصدار الائتمان.
3. تُستخدم لتقديم طلبات تصاريح الاستيراد من خلال توفير تقدير مفصل للمعاملة والتكاليف المتوقعة.
4. تساعد في التفاوض من خلال تقديم رؤية مبدئية للأسعار والشروط قبل إتمام البيع.
5. ضرورية للشحن الدولي لاحتوائها على تفاصيل مبدئية لرسوم الشحن والتعبئة الوزن والتسليم. 

الغرض من الفاتورة الضريبية

1. تعمل كوثيقة رسمية تؤكد إتمام البيع وتطلب الدفع من المشتري بعد تسليم السلع.
2. توفر معلومات مفصلة لغرض التصدير والتخليص الجمركي وتفاصيل الشحن الدولية.
3. مهمة لأغراض المحاسبة والتدقيق، حيث توفر سجلاً رسمياً للمعاملة للتقارير المالية والامتثال.

توقيت إصدار الفاتورة الأولية و الفاتورة التجارية

الفاتورة الأولية: تصدر قبل إتمام عملية الشراء لتقديم عرض أسعار للمعاملة المحتملة.

الفاتورة التجارية: تصدر بعد إتمام عملية الشراء وتسليم السلع، وتعمل كإثبات نهائي للعملية التجارية.

محتويات الفاتورة الأولية و الفاتورة التجارية 

محتويات الفاتورة الأولية

يمكن تعديل المعلومات الواردة في الفاتورة الأولية أو إضافتها أو إزالتها بناءً على احتياجات المشتري أو متطلبات المعاملة. لا يوجد نموذج موحد أو تفاصيل إلزامية للفواتير الأولية. ومع ذلك، تشمل العناصر الشائعة عادةً:

1. عنوان الوثيقة "فاتورة أولية".
2. معلومات المشتري والبائع.
3. قائمة مفصلة تشمل المواصفات والكميات.
4. التكلفة المقدرة.
5. شروط الدفع والشحن وتاريخ التسليم المقدر.
6. تاريخ انتهاء صلاحية الفاتورة الأولية.

محتويات الفاتورة التجارية

وفقًا للوائح الحكومية في المملكة العربية السعودية، يجب أن تتضمن الفواتير الإلكترونية عناصر مثل رمز الاستجابة السريعة (QR)، التوقيع الرقمي، معرف فريد عالميًا (UUID)، ومتطلبات أخرى حددتها هيئة الزكاة. المحتويات الأساسية التي تُدرج عادةً في الفواتير التجارية تشمل:

1. رقم الفاتورة.
2. معلومات المشتري والبائع وأرقام التعريف الضريبي لكليهما. 
3. وصف مفصل يشمل المواصفات والكميات.
4. تفاصيل المبلغ الإجمالي بما فيه من  رسوم وضرائب واجبة.
5. بلد المنشأ "البلد الذي تم تصنيع السلع فيه".
6. تاريخ إصدار الفاتورة.
7. رقم بوليصة الشحن.
8. شروط الدفع والشحن.

المعالجة المحاسبية

الفاتورة الأولية: تُستخدم عمومًا لأغراض الموازنة الأولية، التقديرات، والتخطيط المالي ولكن لا تُستخدم في السجلات المحاسبية الرسمية.

الفاتورة التجارية: تُستخدم لأغراض المحاسبة، تسجيل المعاملات، إعداد التقارير المالية، وضمان الامتثال للوائح الضريبية.

الخاتمة

تعمل الفاتورة الأولية كأداة تقدير، حيث تقدم للمشتري المحتمل تحليلًا تمهيديًا للتكاليف والشروط قبل إتمام عملية الشراء. في المقابل، الفاتورة التجارية تُفعل عملية البيع والمطالبة بالدفع، وتوفر التفاصيل الأساسية المطلوبة لإجراءات التخليص الجمركي والتقارير المالية. وهي وثيقة ملزمة قانونًيا بموجب اللوائح الحكومية لضمان الامتثال لقوانين الضرائب.