التغييرات المطلوبة في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) للاستعداد للفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية

قدمت المملكة العربية السعودية نظامًا إلزاميًا للفوترة الإلكترونية من خلال هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لتحديث الامتثال الضريبي وتحسين الشفافية. وقد تم طرح هذا النظام على مرحلتين:

المرحلة الأولى: مرحلة إصدار الفواتير الإلكترونية.

المرحلة الثانية: مرحلة ربط وتكامل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات مع منصة فاتورة التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك لتقديم الفواتير والموافقة عليها في الوقت الفعلي.

إن ربط أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مع منصة فاتورة ليس عملية بسيطة. حيث يجب على الشركات التأكد من أن أنظمتها مجهزة للتعامل مع المتطلبات الفنية والتنظيمية للفوترة الإلكترونية. فيما يلي قائمة بالتغييرات الأساسية المطلوبة في نظام ERP لضمان الامتثال لمتطلبات الفوترة الإلكترونية من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. 

تحديث قدرات إصدار الفواتير الإلكترونية

لضمان الامتثال، يجب على الشركات التأكد من أن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لديها القدرات التالية:

1. تنسيق الفاتورة المنظم: يجب أن تكون أنظمة ERP قادرة على توليد فواتير ضريبية بتنسيق XML أو بتنسيق PDF/A-3 مع XML مدمج، كما هو مطلوب في المرحلة الثانية.
2. الحقول الإلزامية: يجب أن تتضمن أنظمة ERP جميع الحقول التي تحددها هيئة الزكاة على الفاتورة. تشمل هذه الحقول معلومات المشتري والبائع، تفاصيل المعاملة، تفصيلات ضريبة القيمة المضافة، UUID (المعرف الفريد عالميًا)، وحقول تقنية مثل قيم التجزئة لضمان سلامة البيانات.
3. ختم تشفيري ورمز QR: يجب أن يدعم النظام إصدار ختم تشفيري للمصادقة على الفواتير ويجب أن يتضمن رمز QR بتنسيق تحدده هيئة الزكاة.

تقديم الفواتير الإلكترونية والموافقة عليها

يجب أن تسهل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الاتصال السلس مع منصة فاتورة لتقديم الفواتير، والموافقة عليها، والتحقق من صحتها في الوقت الفعلي. ويتطلب ذلك: 

1. التكامل مع فاتورة: يجب ربط أنظمة ERP مع واجهة برمجة التطبيقات (API) الخاصة بهيئة الزكاة لتقديم الفواتير الضريبية للموافقة قبل مشاركتها مع العملاء. هذا أمر مهم بشكل خاص للمعاملات بين الشركات (B2B).
2. إشعار الموافقة: بمجرد الموافقة على الفاتورة، تعيد هيئة الزكاة نسخة مختومة تشفيرياً، والتي تعتبر صالحة قانونياً. يجب على نظام ERP تخزين هذه الفواتير المعتمدة وجعلها متاحة للوصول من قبل المشتري.
3. تقارير الفواتير المبسطة: بالنسبة للمعاملات بين الشركات والمستهلكين (B2C)، حيث لا يتطلب الأمر الموافقة على الفواتير مسبقًا، يجب أن يضمن نظام ERP تقديم الفواتير إلى هيئة الزكاة خلال 24 ساعة من إصدارها.

الامتثال لمتطلبات الأمان في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)

نظرًا للطبيعة الحساسة للبيانات الضريبية والمالية، تفرض هيئة الزكاة والضريبة والجمارك تدابير أمنية صارمة لأنظمة ERP لضمان سلامة البيانات ومنع الاحتيال:

1. آليات مقاومة التلاعب: يجب أن تتضمن أنظمة ERP ميزات تمنع التلاعب بالفواتير. يشمل ذلك منع التغييرات في إعدادات الفواتير، وحظر تغييرات تاريخ النظام، وضمان تخزين جميع الفواتير بشكل آمن.
2. سجل التدقيق: يجب الحفاظ على سجل مفصل لجميع الأنشطة المتعلقة بالفواتير داخل نظام ERP. حيث يكون سجل التدقيق غير قابل للتغيير والحذف وان يكون متسلسل.
3. إدارة المفاتيح التشفيرية: يجب إدارة المفاتيح التشفيرية المستخدمة لختم الفواتير بشكل آمن لمنع الوصول غير المصرح به أو سوء الاستخدام.

الاتصال والتكامل

للإمتثال لمتطلبات الفوترة الإلكترونية من هيئة الزكاة، يجب أن تعمل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في الوقت الفعلي وتتكامل مع أنظمة خارجية مثل منصة فاتورة:

1. تكامل واجهة برمجة التطبيقات (API): يجب أن يتكامل نظام ERP مع واجهة برمجة التطبيقات الخاصة بهيئة الزكاة لتسهيل تقديم الفواتير والموافقة عليها في الوقت الحقيقي.
2. الاتصال بالإنترنت: يجب توفر الاتصال بالإنترنت لتقديم البيانات في الوقت الحقيقي. في حالة حدوث مشاكل في الاتصال، يجب أن يكون لدى نظام ERP آليات إعادة المحاولة المدمجة والاحتفاظ بسجل للمحاولات التي تمت للامتثال.

ميزات إضافية في أنظمة ERP للامتثال

1. ملاحظات (دائن - مدين): يجب أن تكون أنظمة ERP قادرة على إصدار ملاحظات (دائن - مدين) مرتبطة بالفاتورة الأصلية واتباع نفس هيكل الفواتير.
2. تعديلات المدفوعات المسبقة: يجب أن تدعم أنظمة ERP تعديلات ضريبة القيمة المضافة المدفوعة على المدفوعات المسبقة وإدارة الحقول البيانات ذات الصلة مثل مبلغ المدفوعات المسبقة و نسبة ضريبة القيمة المضافة المعمول بها.
3. تعدد العملات وتعديلات التقريب: بالنسبة للشركات التي تتعامل بعملات مختلفة، يجب أن تتعامل أنظمة ERP مع تحويلات العملات وفقًا لإرشادات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

حفظ السجلات وتخزين البيانات

يجب أن تتوافق أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مع قواعد هيئة الزكاة والضريبة والجمارك المتعلقة بحفظ السجلات وتخزين البيانات. ويتطلب ذلك: 

1. أرشفة الفواتير: يجب أن يقوم نظام ERP بتخزين الفواتير إلكترونيًا بتنسيقات XML أو PDF/A-3، مع ضمان الامتثال لقانون ضريبة القيمة المضافة بشأن الاحتفاظ بالبيانات.
2. تخزين محلي أو سحابي: يمكن للشركات اختيار التخزين المحلي أو السحابي لتخزين بيانات الفواتير، ولكن يجب أن تضمن أن البيانات آمنة، وقابلة للوصول أثناء التدقيق.

ضمان إمتثال أنظمة تخطيط موارد المؤسسات لمتطلبات هيئة الزكاة 

قبل أن تبدأ الشركات في الفوترة الإلكترونية، يجب أن تخضع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات للاختبار لضمان الامتثال لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. ويتم ذلك عن طريق: 

1. اختبار البيئة التجريبية: توفر هيئة الزكاة بيئة تجريبية للشركات للتحقق من قدرة أنظمتها ERP على إصدار فواتير مطابقة واجتياز اختبارات التحقق في نظام فاتورة.
2. تكامل مجموعة أدوات تطوير البرمجيات (SDK): يجب أن تتكامل أنظمة ERP بسلاسة مع مجموعة أدوات تطوير البرمجيات الخاصة بهيئة الزكاة لضمان الامتثال لجميع عمليات الفوترة الإلكترونية.

ضمان الامتثال للوظائف المحظورة

هناك وظائف محظورة بشكل صارم من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ويجب على أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) التأكد من أنها لا تسمح بها. مثل: 

• عدم وجود وصول مجهول: يجب أن يتم توثيق جميع مستخدمي نظام تخطيط موارد المؤسسات بحسابات تسجيل دخول فريدة أو باستخدام تقنية التعرف على البيومترية.
• عدم وجود كلمات مرور افتراضية: يجب على أنظمة تخطيط موارد المؤسسات فرض إعادة تعيين كلمات المرور عند الاستخدام الأول لتجنب خطر استخدام بيانات اعتماد افتراضية.
• عدم حذف الفواتير: يحظر حذف الفواتير بموجب لوائح هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. في حالة وجود أخطاء، يجب على الشركات إصدار إشعار ائتماني بدلاً من حذف الفاتورة.

الخاتمة

يجب على الشركات التأكد من أن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) جاهزة تمامًا للامتثال للفوترة الإلكترونية وذلك عن طريق تنفيذ التغييرات الضرورية، بدءًا من إصدار الفواتير إلى ضوابط الأمان، مما يساعد على تلبية المتطلبات التنظيمية وتحسين عمليات الفوترة وزيادة دقة البيانات وزيادة الكفاءة التشغيلية.

لضمان الامتثال الكامل، يجب على الشركات متابعة تحديثات إرشادات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك والعمل مع مزودي أنظمة تخطيط موارد المؤسسات لتنفيذ هذه التغييرات بشكل فعال.