شرح حل إصدار الفواتير الإلكترونية (EGS) لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك

أطلقت هيئة الزكاة مبادرة الفوترة الإلكترونية "فاتورة" في ديسمبر 2021، بهدف استبدال الفواتير الورقية بحل رقمي. وتم تنفيذ هذه المبادرة على مرحلتين: المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار) والمرحلة الثانية (مرحلة التكامل).

ومن متطلبات الامتثال للمرحلة الثانية (مرحلة التكامل)، أن يكون هناك حل إصدار الفواتير الإلكترونية (EGS)، وهو برنامج حيوي يتكامل مع بوابة "فاتورة" ويقوم بإنشاء الفواتير الإلكترونية بما يتوافق مع المعايير المطلوبة.

في هذه المقالة، سنستعرض طريقة عمل حل إصدار الفواتير الإلكترونية، والمتطلبات الفنية اللازمة للامتثال، والفوائد التي يقدمها حل إصدار الفواتير للشركات العاملة في المملكة العربية السعودية.

ما هو حل إصدار الفواتير الإلكترونية؟

حل إصدار الفواتير الإلكترونية هو أداة برمجية تستخدمها الشركات لإنشاء وتخزين وتقديم الفواتير الإلكترونية وفقًا للوائح الفوترة الإلكترونية الخاصة بهيئة الزكاة والضريبة والجمارك. كما تتيح للشركات إنشاء فواتير ضريبية بتنسيق رقمي منظم (XML)، وضمان سلامتها، وإرسالها إلى منصة "فاتورة" للتحقق الفوري.

الوظائف الرئيسية لحل إصدار الفواتير الإلكترونية:

1. إنشاء فواتير متوافقة مع الضريبة بالتنسيق المطلوب.
2. إرسال الفواتير إلى هيئة الزكاة للتحقق والتصريح.
3. تأمين سلامة الفواتير باستخدام التوقيعات التشفيرية.
4. حماية بيانات الفواتير الحساسة من التلاعب أو الوصول غير المصرح به.
5. الاتصال بسلاسة مع أنظمة هيئة الزكاة عبر واجهات برمجة التطبيقات (APIs) للتحقق الفوري.

مراحل الفوترة الإلكترونية من هيئة الزكاة

المرحلة الأولى: مرحلة الإصدار (4 ديسمبر 2021)
تركزت هذه المرحلة على إصدار الفواتير الإلكترونية، حيث طُلب من جميع الشركات المسجلة في ضريبة القيمة المضافة في المملكة العربية السعودية استخدام نظام فوترة إلكترونية لإصدار الفواتير، وسجلات (دائن - مدين). كانت الأهداف الرئيسية هي رقمنة عمليات الفوترة وضمان إنشاء الشركات للفواتير بتنسيق منظم مثل XML أو PDF/A-3 (مع XML مضمن). ومع ذلك، لم يكن تقديم الفواتير في الوقت الحقيقي إلى منصة هيئة الزكاة خلال المرحلة الأولى إلزامياً.

المرحلة الثانية: مرحلة التكامل (من 1 يناير 2023 فصاعدًا)

في المرحلة الثانية والمعروفة بمرحلة التكامل، تظهر القوة الكاملة لحل إصدار الفواتير الإلكترونية. حيث يُطلب من الشركات دمج حلول الفوترة الخاصة بها مع أنظمة هيئة الزكاة للتحقق الفوري من الفواتير. يتم طرح هذه المرحلة على شكل موجات حسب حجم أعمال كل شركة. ويجب أن يضمن حل إصدار الفواتير الإلكترونية الوظائف التالية:

• التقديم الفوري لفواتير B2B إلى هيئة الزكاة.
• التوقيع التشفيري على الفواتير قبل مشاركتها مع المشترين.
• تقديم فواتير B2C المبسطة إلى هيئة الزكاة خلال 24 ساعة من إصدارها.

متطلبات الامتثال لحل إصدار الفواتير الإلكترونية في المرحلة الثانية 

لضمان الامتثال للمرحلة الثانية من لوائح الفوترة الإلكترونية، يجب أن يفي حل إصدار الفواتير الإلكترونية (EGS) بمعايير تقنية، وظيفية، وأمنية محددة:

1. يجب أن يكون الحل قادرًا على التواصل مع أنظمة هيئة الزكاة عبر واجهات برمجة التطبيقات (APIs).
2. يجب توافق الفواتير المنشئة مع معايير تنفيذ XML الخاصة بهيئة الزكاة. يشمل ذلك التنسيق الرقمي الذي يضمن تضمين جميع حقول البيانات الضرورية. مثل: رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة إجمالي الفاتورة، إلخ.
3. يجب أن يحتوي حل الفوترة الإلكترونية على معرّف توقيع تشفيري (CSID) صادر عن هيئة الزكاة. يضمن ذلك أن كل فاتورة تم توقيعها إلكترونيًا، مما يحدد بشكل فريد حل الفوترة الذي أنشأ الفاتورة.
4. بالنسبة للفواتير الضريبية المبسطة (عادةً للمعاملات B2C)، يجب أن ينشئ حل إصدار الفواتير الإلكترونية رمز الإستجابة السريع QR يتضمن التفاصيل الأساسية مثل أرقام تسجيل ضريبة القيمة المضافة المبالغ الإجمالية، والمبالغ الضريبية. يجب أيضًا توليد معرف فريد عالمي (UUID) لكل فاتورة لتمييزها عن غيرها.
5. يجب تجزئة الفواتير باستخدام SHA-256 لضمان سلامة البيانات. يمنع هذا النظام أي تلاعب ممكن.
6. في حالة الفواتير الضريبية القياسية (معاملات B2B)، يجب أن يتم التحقق من الفواتير وتصريحها من قبل هيئة الزكاة في الوقت الحقيقي قبل مشاركتها مع المشتري. بالنسبة للفواتير الضريبية المبسطة (معاملات B2C)، يجب على الشركات تقديم الفاتورة إلى هيئة الزكاة خلال 24 ساعة من إصدارها.
7. يجب أن يتوافق حل إصدار الفواتير مع معايير الأمان الخاصة بهيئة الزكاة والتي تشمل نقل البيانات بشكل آمن والحماية ضد الوصول غير المصرح به.

خطوات تسجيل حل إصدار الفواتير الإلكترونية مع هيئة الزكاة

تشمل العملية تسجيل جميع وحدات حل إصدار الفواتير الإلكترونية الخاصة بك على بوابة فاتورة باستخدام رقم التعريف الضريبي (TIN). عند الانتهاء بنجاح، ستتلقى معرف الطابع التشفيري (CSID)، والذي يُعتبر ضروريًا لتوقيع وتقديم الفواتير. وفيما يلي خطوات تسجيل حل إصدار الفواتير الإلكترونية:

الخطوة 1: الوصول إلى بوابة فاتورة

• إذهب إلى بوابة فاتورة عبر منصة هيئة الزكاة.
• سجّل الدخول باستخدام بيانات حساب ضريبة القيمة المضافة الخاصة بك. 

الخطوة 2: إنشاء كلمة مرور لمرة واحدة (OTP)

• على بوابة فاتورة، اختر خيار تسجيل وحدة حل جديدة.
• أنشئ كلمة مرور لمرة واحدة (OTP) لكل وحدة حل إصدار الفواتير الإلكترونية. تُستخدم كلمات المرور هذه لتحديد والتحقق من الأجهزة التي ترغب في تسجيلها. يمكنك إنشاء OTPs يدويًا أو تلقائيًا، حسب قدرات نظامك.
• بالنسبة للوحدات المتعددة، يمكنك إنشاء ما يصل إلى 100 OTP في طلب واحد.

الخطوة 3: إدخال OTP على وحدة حل إصدار الفواتير الإلكترونية

• أدخل OTP لكل حل إصدار الفواتير الإلكترونية الخاصة بك خلال فترة صلاحيتها التي تبلغ ساعة واحدة.

الخطوة 4: تقديم طلب توقيع الشهادة (CSR)

• يجب على حل إصدار الفواتير الإلكترونية إنشاء وتقديم طلب توقيع الشهادة (CSR) إلى نظام هيئة الزكاة. يعد هذا الطلب ضروريًا للحصول على معرف الطابع التشفيري للامتثال، والذي سيكون مطلوبًا لتوقيع الفواتير.
• يتضمن طلب توقيع الشهادة تفاصيل فنية مهمة مثل:
  • الاسم الشائع
  • الرقم التسلسلي لوحدة EGS
  • معرف المنظمة (TIN)
  • اسم وحدة المنظمة
  • اسم المنظمة
  • اسم الدولة
  • نوع الفاتورة (B2B أو B2C)
  • الموقع
  • الصناعة
• قم بتحميل طلب توقيع الشهادة إلى بوابة فاتورة.

الخطوة 5: استلام معرّف الطابع التشفيري للامتثال

• بعد تقديم طلب توقيع الشهادة و التحقق منه بنجاح، ستصدر هيئة الزكاة معرّف توقيع تشفيري للامتثال لكل وحدة حل إصدار الفواتير الإلكترونية. 

الخطوة 6: اختبار التكامل عبر البيئة التجريبية

• قم بإجراء اختبارات للتأكد من أن تكامل واجهة برمجة التطبيقات (API) يعمل بسلاسة وأن الفواتير تُقدم وتُتحقق بشكل صحيح.

الخطوة 7: اجتياز تحقق الامتثال لوحدة حل إصدار الفواتير الإلكترونية

• باستخدام معرّف توقيع تشفيري للامتثال، اجتاز تحقق الامتثال لوحدة حل إصدار الفواتير الإلكترونية عن طريق تحميل فواتير نموذجية أو ملاحظات ذات صلة إلى بوابة فاتورة.

الخطوة 8: رفع طلب معرّف توقيع تشفيري للإنتاج

• باستخدام معرّف التوقيع التشفيري للامتثال، اطلب معرّف آخر للإنتاج. سيكون صالحًا لمدة عام واحد.
• قم بتخزين معرّف توقيع تشفيري للإنتاج بأمان. في حالة حدوث أي اختراق أمني، ألغِ المعرّف المخترق واطلب معرّف جديد.
• تأكد من تجديد معرّف التوقيع التشفيري في الوقت المناسب قبل انتهاء صلاحيته.

ملاحظة:

• يمكن لدافع الضرائب الذي يعمل من فرع واحد تسجيل وحدة حل إصدار الفواتير الإلكترونية واحدة عن طريق تقديم التفاصيل اللازمة للمعرّف على بوابة فاتورة.
• يمكن لدافع الضرائب الذي يمتلك فروعًا متعددة، وكل فرع لديه حل إصدار فواتير إلكترونية خاصة به، تسجيل وحدات متعددة. ويجب أن تكون كل وحدة قابلة للتعريف بشكل فريد، كما يجب على دافع الضرائب تقديم تفاصيل معرّف متميزة لكل وحدة خلال عملية التسجيل.

العقوبات على عدم الامتثال

بموجب القواعد الحديثة، سيمنح مسؤولو هيئة الزكاة فترة ثلاثة أشهر لتصحيح انتهاكات ضريبة القيمة المضافة قبل فرض العقوبات. فيما يلي التفاصيل: 

الفشل في إصدار الفواتير الضريبية:

• الانتهاك الأول: إنذار
• الانتهاك الثاني: 1,000 ريال سعودي
• الانتهاك الثالث: 5,000 ريال سعودي
• الانتهاك الرابع: 10,000 ريال سعودي
• بعد الانتهاك الرابع: 40,000 ريال سعودي

انتهاكات أخرى:

عدم تضمين التفاصيل المطلوبة في الفواتير، وعدم الحفاظ على السجلات، وإصدار ملاحظات ائتمانية أو مدينة، عرقلة موظفي هيئة الزكاة، حسابات ضريبية غير صحيحة، وغيرها من انتهاكات قانون ضريبة القيمة المضافة.

الانتهاكات المتكررة:

الانتهاكات التي تتكرر خلال 12 شهرًا تبدأ بإنذار، تليها غرامة قدرها 1,000 ريال سعودي في الحالة الثانية، وهكذا.

الخاتمة

تُعتبر حل إصدار الفواتير الإلكترونية (EGS) أداة حيوية للشركات التي تعمل في المملكة العربية السعودية لضمان الامتثال للوائح الفوترة الإلكترونية الخاصة بهيئة الزكاة. مع دخول الفوترة الإلكترونية في مرحلتها الثانية، أصبح من الضروري أن تسعى الشركات، بغض النظر عن حجمها، إلى تكامل فوري، وأمان تشفيري، وموصلات API قوية. 
لضمان انتقال سلس، يجب على الشركات الاستفادة من أدوات هيئة الزكاة مثل بيئة التكامل التجريبية وصندوق أدوات الامتثال والتيسير، وإتّباع عملية التسجيل خطوة بخطوة.