Apakah Nota Kredit? Maksud, Contoh, Contoh Kes dan Format

Pelarasan pada amaun invois sering dilakukan, sama ada disebabkan ralat perkeranian, bayaran balik, diskaun tidak sepadan, produk rosak atau apa-apa sebab lain. Penting untuk melaraskan amaun untuk pembeli. Nota kredit merupakan salah satu cara terbaik untuk berbuat demikian, yang memberikan ketelusan, kejelasan dan penyelesaian yang cekap untuk kedua-dua pihak. 

Dalam blog ini, kita membincangkan tentang semua perkara yang perlu anda tahu berkenaan nota kredit, termasuk keadaan apabila nota kredit digunakan, format, implikasi perakaunan dan

Apakah Nota Kredit?

Nota kredit, yang juga dipanggil memo kredit, ialah dokumen kewangan yang penting yang digunakan dalam transaksi perniagaan untuk menunjukkan pengurangan dalam amaun terhutang oleh pelanggan atau terhutang kepada pembekal. Nota kredit berfungsi sebagai akuan formal untuk pembayaran balik, kredit atau pelarasan yang dibuat pada transaksi terdahulu kerana pelbagai sebab seperti ralat invois, barangan rosak, pembatalan pesanan atau terlebih bayar.

Nota kredit dikeluarkan oleh perniagaan kepada pelanggan mereka atau diterima daripada pembekal dengan tujuan untuk membetulkan ralat atau menyelesaikan pertikaian berkenaan invois. Pada dasarnya, nota kredit berfungsi sebagai komitmen daripada pihak yang mengeluarkannya untuk membayar balik amaun tertentu kepada penerima atau melaraskan amaun tersebut dalam transaksi seterusnya.

Contoh Nota Kredit

Contoh 1: Invois yang Dicaj Secara Salah

Syarikat A, pengilang pakaian, menghantar 200 unit kemeja kepada Peruncit B. Walau bagaimanapun, disebabkan oleh ralat semasa memasukkan data, bahagian perakaunan Peruncit B menerima invois untuk 250 unit, bukannya 200 unit yang sebenarnya diterima. Selepas menyelaraskan rekod mereka, Peruncit B menemukan percanggahan dan memaklumi Syarikat A. Dalam keadaan ini, Syarikat A perlu mengeluarkan nota kredit kepada Peruncit B untuk lebihan 50 unit yang dicaj pada invois.

Contoh 2: Pengembalian Produk Disebabkan Kerosakan

Pelanggan X membeli komputer riba daripada Kedai Elektronik Y. Walau bagaimanapun, selepas menerima komputer riba, Pelanggan X mendapati skrin komputer riba tersebut retak. Tidak berpuas hati dengan produk itu, Pelanggan X menghubungi Kedai Elektronik Y untuk membuat pengembalian. Selepas menerima komputer riba yang dikembalikan dan mengesahkan kerosakan tersebut, Kedai Elektronik Y perlu mengeluarkan nota kredit kepada Pelanggan X untuk amaun pembelian asal, yang membolehkan Pelanggan X menerima bayaran balik atau menggunakan amaun yang dikreditkan untuk pembelian pada masa hadapan.

Bilakah Nota Kredit Dikeluarkan?

Nota kredit biasanya digunakan dalam pelbagai senario untuk membetulkan ralat pengebilan dan memastikan ketepatan kewangan:

1. Ralat Invois: Jika terdapat kesilapan pada invois, seperti terlebih caj, terkurang caj, atau item atau kuantiti yang tersalah disenaraikan, nota kredit dikeluarkan untuk membetulkan ralat tersebut.
2. Pengembalian Produk: Apabila pelanggan mengembalikan produk disebabkan oleh kecacatan, kerosakan atau ketidakpuasan hati, nota kredit dikeluarkan untuk mengembalikan wang bagi amaun pembelian.
3. Pesanan yang Dibatalkan:  Nota kredit boleh dikeluarkan untuk mengembalikan wang kepada pelanggan jika pesanan dibatalkan sebelum pesanan tersebut dihantar.
4. Pembetulan Diskaun: Jika diskaun tidak digunakan dengan betul pada invois, nota kredit dikeluarkan untuk melaraskan amaun invois dengan sewajarnya.
5. Bayaran Pendahuluan: Jika pelanggan membuat bayaran pendahuluan untuk barangan atau perkhidmatan tetapi kemudiannya memutuskan untuk tidak meneruskan pembelian, nota kredit perlu dikeluarkan.
6. Tuntutan Waranti: Apabila produk dikembalikan dalam tempoh waranti disebabkan kecacatan atau malfungsi, nota kredit dikeluarkan untuk mengembalikan wang kepada pelanggan atau memberikan kredit untuk pembelian pada masa hadapan.
7. Pengembalian kepada Pembekal: Jika perniagaan menerima barangan daripada pembekal yang rosak, cacat atau bukan seperti yang dipesan, nota kredit boleh diminta untuk mengimbangi bayaran atau untuk mendapatkan bayaran balik.
8. Percanggahan Bayaran: Jika terdapat percanggahan antara amaun yang dibayar dengan amaun terhutang, nota kredit boleh dikeluarkan untuk melaraskan bayaran dengan sewajarnya.

Butiran yang Perlu Dinyatakan dalam Nota Kredit

Nota kredit perlu mengandungi semua butiran umum invois seperti butiran pembeli dan penjual. Selain itu, berikut adalah beberapa medan tambahan yang perlu dinyatakan.

• Pengenalan: dokumen perlu dilabelkan dengan jelas sebagai nota kredit.
• Tarikh Dikeluarkan: Tarikh nota kredit dikeluarkan
• Nombor SST: Jika berkenaan, pastikan nombor SST disertakan.
• Nombor Nota Kredit: Pengenalan unik yang sepadan dengan invois.
• Pelanggan: Penerima nota kredit yang dikeluarkan
• Nombor Rujukan Pesanan Belian/Invois: Nyatakan nombor invois/PO untuk nota kredit yang dikeluarkan. Maklumat ini membantu untuk mengenal pasti transaksi.
• Sebab Dikeluarkan: Penerangan yang jelas
• Butiran Item: Perihalan, Kod MICR, Kuantiti, Nilai (RM)
• Amaun: Jumlah Harga tidak termasuk SST, Amaun SST, yang dikembalikan atau dibayar balik
• Terma Pembayaran: Sebarang syarat untuk penggunaan kredit atau pembayaran balik.

Format Nota Kredit

Untuk membantu anda memahami nota kredit dengan lebih baik, berikut ialah contoh nota kredit:

Mengapakah nota kredit yang dikeluarkan, dan bukannya mengeluarkan semula invois?

Terdapat beberapa sebab pengeluaran nota kredit dibuat, dan bukannya pengeluaran semula invois, yang juga boleh membawa manfaat dalam situasi tertentu:

1. Melancarkan Proses: Pengeluaran nota kredit biasanya lebih pantas dan lebih cekap berbanding pengeluaran semula invois.
2. Mengekalkan Sejarah Dokumen: Invois asal kekal tersimpan dengan baik dengan mengeluarkan nota kredit, yang menyediakan rekod lengkap untuk transaksi pertama. Hal ini penting untuk tujuan perakaunan dan pengauditan.
3. Ketelusan dan Kejelasan: Penggunaan nota kredit dapat menunjukkan dengan jelas bahawa pelarasan telah dibuat pada invois asal dan sebab pelarasan tersebut. 
4. Pematuhan E-invois: Di Malaysia, terdapat keperluan undang-undang untuk mengeluarkan nota kredit bagi tujuan e-invois. 

Faedah nota kredit

Setelah anda memahami maksud nota kredit dan penggunaan nota kredit, mari kita fahami faedahnya.

• Mengekalkan hubungan yang baik: Menyelesaikan isu melalui nota kredit menunjukkan komitmen anda terhadap kepuasan pelanggan dan mengukuhkan reputasi anda dalam pasaran.
• Membetulkan ralat: Nota kredit merupakan alat yang hebat untuk membetulkan kesilapan. Sama ada kesilapan itu melibatkan terlebih caj atau apa-apa ralat pengebilan yang lain, nota kredit membantu untuk mengekalkan rekod kewangan yang tepat.
• Pematuhan cukai: Dengan mengekalkan rekod kewangan yang tepat dan telus, nota kredit membantu anda melaraskan liabiliti cukai anda, sekali gus memastikan anda hanya membayar cukai untuk amaun sebenar yang diterima.
• Kawalan kewangan: Nota kredit membantu anda mengambil kira diskaun, barangan yang dikembalikan dan apa-apa pelarasan yang lain bagi membolehkan anda mengimbangkan kira-kira dan memberi anda kawalan kewangan yang penuh ke atas perniagaan anda.

Kesimpulan

Nota kredit merupakan alat yang penting dalam dunia perniagaan, kewangan dan perakaunan. Apabila anda memahami cara menggunakan nota kredit dengan berkesan, anda boleh memastikan rekod kewangan anda sentiasa telus dan tepat dan perniagaan anda berjalan dengan lancar.

Sambil anda mendalami kewangan perniagaan, ingat bahawa nota kredit membantu anda mengekalkan kawalan ke atas perniagaan anda dan hubungan baik dengan pelanggan.