e-Invois di Malaysia: Panduan Menyeluruh Untuk Perniagaan Anda

Pada bulan Mac 2023, Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (Pada bulan Mac 2023,  Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (Pada bulan Mac 2023, Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia)

Pada bulan Mac 2023, Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDN) telah memperkenalkan e-Invois diwajibkan di Malaysia yang memerlukan semua perniagaan berdaftar untuk menjana e-Invois bagi transaksi B2B, B2G dan B2C.

Fasa pertama bermula pada 1 Ogos 2024 untuk perniagaan dengan pusing ganti melebihi RM100 juta dan fasa 2 bermula pada 1 Januari 2025 untuk syarikat dengan pusing ganti melebihi RM25 juta. Pada masa ini, perniagaan ini menyerahkan e-Invois kepada LHDN
menggunakan format UBL 2.1 (sama ada XML atau JSON) melalui portal MyInvois atau melalui penyepaduan API langsung.

Fasa 3 pelaksanaan e-Invois di Malaysia akan bermula pada 1 Julai 2025 yang merangkumi perniagaan dengan pusing ganti tahunan antara RM500,000 hingga RM25 juta. Fasa 4 akan menyusul pada 1 Januari 2026 yang memperluas pelaksanaan e-Invois kepada semua
perniagaan, kecuali perniagaan yang menerima pengecualian.

Apakah itu e-invois di Malaysia?

E-invois ialah rekod digital untuk pertukaran transaksi antara penjual (pembekal) dengan pembeli, yang melalui portal kerajaan dalam masa nyata untuk pengesahan dan penyimpanan rekod.

E-Invois Malaysia akan mengandungi 55 medan dengan butiran transaksi seperti butiran penjual dan pembeli, perihalan item, kuantiti, harga, cukai, amaun keseluruhan, butiran pembayaran, dsb. E-invois yang berjaya disahkan dan dijana juga akan mempunyai Nombor Pengenalan Unik (Unique Identification Number, UIN) dan Kod QR, yang dijana oleh Portal MyInvois bagi membolehkan pengesahan invois dibuat secara dalam talian.

Garis masa pelaksanaan e-Invois di Malaysia

Sistem e-Invois di Malaysia sedang dilancarkan secara berperingkat berdasarkan jumlah pusing ganti. Berikut ialah infografik garis masa pelaksanaan e-Invois Malaysia:

Proses e-Invois di Malaysia

Langkah untuk menjana e-Invois di Malaysia berbeza-beza bergantung pada model e-Invois (API atau Portal MyInvois) dan sama ada transaksi tersebut ialah B2B atau B2C. Walau bagaimanapun, kebanyakan proses kekal sama. Berikut ialah gambaran umum:

Langkah untuk menjana e-Invois di Malaysia berbeza-beza bergantung pada model e-Invois (API atau Portal MyInvois) dan sama ada transaksi tersebut ialah B2B atau B2C. Walau bagaimanapun, kebanyakan proses kekal sama. Berikut ialah gambaran umum:

e-Invoicing Process for B2B Transactions

1. Issuance: Supplier creates and sends e-Invoice to IRBM via MyInvois Portal or Business system integrated with MyInvois System via API. 
2. Validation: IRBM validates the e-invoice in real-time. A Unique Identifier Number is issued. 
3. Notification: IRBM notifies both supplier and buyer of the validated e-invoice. 
4. Sharing: Supplier shares validated e-Invoice with buyer, including a QR code. 
5. Rejection/Cancellation: Within 72 hours, the buyer can request rejection and the supplier can cancel. However, justification is required for any changes and rejection
6. Sharing Human Readable format: Suppliers can then share human readable (PDF, JPG) format of the e-invoice. 

e-Invois untuk Transaksi B2C

Pembekal mestilah mengeluarkan e-Invois bagi semua transaksi B2C. Walau bagaimanapun, ramai pengguna, terutamanya pengguna akhir dan perniagaan tertentu, tidak memerlukan e-Invois. Oleh itu, penjanaan e-Invois untuk transaksi B2C akan berbeza-beza bergantung pada keperluan pembeli:

• Apabila Pembeli Meminta e-Invois: Pembekal mengumpulkan butiran daripada pembeli/pengguna dan menjana e-Invois dalam masa nyata, sama seperti e-Invois B2B.
• Apabila Pembeli Tidak Memerlukan e-Invois: LHDN membenarkan pembekal menggabungkan transaksi dengan pembeli yang tidak memerlukan e-Invois dalam e-Invois yang digabungkan secara bulanan.

Proses ini diterangkan dengan jelas dalam carta di bawah, seperti yang diterbitkan dalam Garis Panduan Spesifik e-Invois Malaysia.

Model e-Invois di Malaysia

Di Malaysia, syarikat boleh memilih mana-mana kaedah penghantaran berikut untuk melaporkan e-Invois yang dikenali sebagai model e-Invois

Portal MyInvois

Portal MyInvois membolehkan pengguna menjana e-Invois secara manual, sama ada satu e-Invois pada satu-satu masa atau secara pukal dengan memuat naik lembaran hamparan dalam format yang telah ditetapkan. Portal ini sesuai untuk Perusahaan Mikro, Kecil dan Sederhana (PMKS) atau syarikat yang mempunyai jumlah transaksi yang lebih rendah kerana data perlu dimasukkan secara manual. 

Portal ini dilancarkan oleh LHDN pada 28 Jun 2024 dan menyediakan persekitaran ujian dan pengeluaran. Portal ini boleh diakses melalui preprod-mytax.hasil.gov.my atau mytax.hasil.gov.my.

Untuk mendapatkan arahan tentang cara mendaftar masuk buat kali pertama, layari panduan Daftar Masuk Portal MyInvois dan penjanaan e-Invois ini.

Antara Muka Atur Cara Aplikasi (API)

Perniagaan boleh menyepadukan sistem ERP, pengebilan atau perakaunan mereka dengan sistem MyInvois melalui API. Penyepaduan ini membolehkan penjanaan, penghantaran, penerimaan dan pembetulan e-Invois secara automatik dan secara terus melalui sistem mereka bagi membolehkan mereka mengendalikan jumlah transaksi yang besar dalam masa nyata. 

Menyedari kerumitan penyepaduan ini, Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) telah memperkenalkan Kit Pembangunan Perisian (SDK) e-Invois Malaysia.

Siapakah yang Perlu Mematuhi e-Invois di Malaysia?

LHDN telah mengeluarkan garis panduan yang menyenaraikan entiti, individu dan perniagaan yang perlu mematuhi peraturan e-Invois serta mereka yang dikecualikan daripada e-Invois.

Jenis e-Invois di Malaysia

Dokumen di bawah mestilah dikeluarkan dalam format elektronik di bawah e-Invois Malaysia:

• Invois: Invois biasanya digunakan untuk merekodkan transaksi antara pembekal dengan pembeli. Invois juga termasuk invois bil kendiri yang dikeluarkan untuk tujuan penjejakan perbelanjaan.
• Nota kredit: Nota kredit ialah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual untuk membuat pembetulan pada e-Invois yang dikeluarkan sebelum ini, terutamanya untuk mengurangkan nilai invois asal tanpa mengembalikan wang kepada Pembeli. Nota kredit biasanya digunakan untuk membetulkan ralat, menggunakan diskaun atau menjelaskan tentang item yang dikembalikan. 
• Nota debit: Berbeza dengan nota kredit, nota debit dikeluarkan untuk merekodkan kos tambahan yang berkaitan dengan e-Invois yang dikeluarkan sebelum ini.
• Nota bayaran balik: e-Invois bayaran balik ialah dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh Penjual untuk merekodkan bayaran balik yang diberikan kepada Pembeli.

Manfaat e-Invois di Malaysia

Kerajaan Malaysia berhasrat untuk menggalakkan ekonomi digital dan menambah baik pentadbiran cukai dengan e-Invois di Malaysia. Manfaat utama termasuklah:

1. Invois yang Disatukan: Melancarkan penghasilan dan penyerahan invois, mengautomatikkan kemasukan data.
2. Pemfailan Cukai yang Bersepadu: Memastikan pelaporan cukai yang cekap dan tepat.
3. Operasi yang Lancar: Meningkatkan kecekapan dan menjimatkan sumber untuk pematuhan cukai
4. Aliran Tunai Lebih Cekap: Mengurangkan ralat pengebilan, mempercepatkan kitaran pembayaran dan meminimumkan pertikaian.
5. Laporan yang Didigitalkan: Menyelaraskan laporan kewangan dengan standard digital.
6. Invois Tanpa Kertas: Menghapuskan penggunaan kertas dan mencegah kebocoran cukai.
7. Memudahkan Perdagangan: Memudahkan operasi untuk perniagaan perdagangan antarabangsa.

Cabaran bagi e-Invois untuk Perniagaan di Malaysia

Peralihan kepada e-Invois di Malaysia menimbulkan beberapa cabaran:

1. Pematuhan: Pematuhan terhadap peraturan e-Invois untuk perniagaan melalui penyepaduan teknologi adalah sangat mencabar.
2. Peralihan Teknologi: Peralihan daripada sistem invois manual kepada automatik memerlukan penyesuaian dengan teknologi baharu, penyepaduan teknologi yang mendalam dan latihan untuk kakitangan.
3. Keengganan untuk Berubah: Pekerja yang telah terbiasa dengan kaedah tradisional mungkin enggan menggunakan e-Invois di Malaysia.
4. Kebolehlaksanaan: Perniagaan yang lebih kecil yang mempunyai infrastruktur IT yang terhad dan sumber yang kurang akan bergelut dengan tuntutan teknologi.
5. Ketepatan dan Penyepaduan Data: Menyepadukan e-Invois dengan sistem sedia ada dan memastikan pertukaran data yang tepat adalah mencabar.

Bagaimanakah ClearTax boleh membantu perniagaan anda dengan e-Invois di Malaysia?

ClearTax ialah penyedia penyelesaian e-Invois di Malaysia yang diiktiraf oleh MDEC. ClearTax menyepadukan sistem perniagaan anda dengan sistem e-Invois LHDN untuk mengautomatikkan dan memastikan 100% pematuhan dalam penjanaan e-Invois.

• Penyelesaian Perusahaan: ClearTax menyediakan penyelesaian yang baik untuk perusahaan serta boleh disepadukan dengan lancar dengan mana-mana sistem ERP atau perniagaan untuk memastikan e-Invois yang tepat dan cekap.
• Penyepaduan Pelbagai Saluran Jualan: ClearTax menyepadukan pelbagai saluran jualan—dalam talian dan fizikal—memastikan 100% ketepatan dalam e-Invois dengan menggabungkan semua jualan dalam satu e-Invois yang mematuhi peraturan.
• Portal Pembeli: ClearTax menyediakan portal web dan aplikasi untuk pembeli menjana sendiri e-Invois, mempercepatkan pengebilan, mengurangkan masa menunggu giliran dan menambah baik pengalaman pelanggan.

Soalan Lazim Industri Spesifik LHDN

Kerajaan Malaysia menyedari bahawa sesetengah industri mempunyai amalan perniagaan dan sistem pengebilan yang lebih rumit yang membuatkan e-Invois menjadi lebih mencabar. Untuk menangani kerumitan ini, LHDN telah menerbitkan Soalan Lazim industri spesifik. 

Soalan Lazim yang berikut telah diterbitkan oleh LHDN setakat ini:

• Penjagaan Kesihatan
• Pembinaan
• Telekomunikasi
• e-Dagang
• Operasi Petroleum
• Insurans dan Takaful
• Penerbangan
• Pelancongan
• Perkhidmatan Kewangan, Pembrokeran Saham dan Unit Amanah