Panduan untuk Nota Bayaran Balik untuk e-Invois di Malaysia

Dengan pelancaran fasa pertama mandat e-Invois di Malaysia, mulai 1 Ogos 2024, semua perniagaan mesti mengeluarkan e-Invois untuk setiap transaksi. Keperluan ini melangkaui invois cukai standard dan merangkumi nota debit, kredit dan bayaran balik. 

Nota bayaran balik memainkan peranan penting dalam mendokumenkan pengembalian wang dan e-Invois mesti dikeluarkan untuk setiap nota bayaran balik bagi menyediakan rekod pengurangan pendapatan yang telus dan boleh disahkan. 

Panduan ini akan mengkaji tentang nota bayaran balik secara terperinci yang termasuk tujuan, proses pengeluaran dan perbezaannya dengan nota kredit dan nota debit.

Apakah itu nota bayaran balik?

Nota bayaran balik ialah dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh pembekal untuk mengesahkan pengembalian bayaran kepada pembeli. Nota ini digunakan dalam situasi apabila pelanggan telah membuat bayaran untuk produk atau perkhidmatan dan seterusnya mengembalikan produk atau membatalkan perkhidmatan dan seterusnya melayakkan mereka untuk menerima bayaran balik. 

Nota bayaran balik mesti dikeluarkan hanya apabila wang dikembalikan kepada pembeli. Nota kredit pula dikeluarkan untuk semua bentuk pelarasan lain. e-Invois nota bayaran balik mengakui pengembalian dan menyatakan amaun yang dikembalikan. 

Nota Bayaran Balik Bil Kendiri

Dalam keadaan tertentu, penjual mungkin tidak mengeluarkan e-Invois untuk nota bayaran balik. Dalam situasi ini, pembeli bertanggungjawab untuk menjana e-Invois bagi merekodkan amaun bayaran balik. Situasi ini dikenali sebagai nota bayaran balik bil kendiri. 

Pembeli mesti menghasilkan e-Invois untuk merekodkan transaksi bayaran balik dengan tepat bagi memastikan pematuhan terhadap keperluan e-Invois yang ditetapkan oleh Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDN). Proses ini penting untuk mengekalkan rekod kewangan yang tepat dan memastikan ketelusan dalam pertukaran transaksi antara perniagaan.

Mengapakah Nota Bayaran Balik Penting dalam e-Invois?

Menurut garis panduan e-Invois LHDN, e-Invois berfungsi sebagai bukti perbelanjaan dan pendapatan. Apabila pendapatan diiktiraf dengan mengeluarkan e-Invois untuk jualan, butiran yang sama direkodkan oleh LHDN melalui portal MyInvois untuk pelbagai prosedur cukai, pematuhan, penilaian dan audit. Jika bayaran balik perlu dikeluarkan kepada pembeli, proses mendokumenkan dan menghantar maklumat ini kepada pembeli dan LHDN melalui e-Invois nota bayaran balik mesti dilakukan.

Mengeluarkan e-Invois bayaran balik dapat memastikan pendapatan untuk penjual yang diiktiraf sebelum ini dan perbelanjaan untuk pembeli diselaraskan dengan tepat. Maklumat ini akan disalurkan kepada LHDN bagi memastikan tiada percanggahan dalam pendapatan, perbelanjaan dan rekod lain antara perniagaan dengan LHDN.

Manfaat Tambahan

1. Pelaporan Kewangan yang Tepat: Nota bayaran balik membantu dalam mengekalkan rekod kewangan yang tepat dengan mendokumenkan perubahan dalam pendapatan dan perbelanjaan.
2. Pematuhan Cukai: Nota bayaran balik memastikan pihak berkuasa cukai mempunyai rekod jualan dan bayaran balik yang tepat untuk mengelakkan masalah yang mungkin berlaku semasa audit.
3. Jejak Audit: Nota bayaran balik menghasilkan jejak audit yang jelas dengan mendokumenkan sebab dan amaun bayaran balik. 

Apakah yang Perlu Disertakan dalam Nota Bayaran Balik untuk e-Invois di Malaysia?

Secara keseluruhan, terdapat 55 medan dengan 37 medan wajib diisi dan medan yang lain adalah pilihan untuk e-Invois bayaran balik. Kebanyakan butiran yang disertakan adalah sama seperti e-Invois lain yang termasuk butiran pembeli dan penjual, penghantaran, jumlah amaun, butiran cukai, maklumat penghantaran serta maklumat produk dan perkhidmatan.

Berikut ialah butiran yang perlu disertakan dalam nota bayaran balik untuk e-Invois:

Maklumat Pembekal: Nama, TIN, nombor pendaftaran, nombor pendaftaran SST, e-mel, kod MSIC, penerangan aktiviti perniagaan, alamat dan nombor hubungan.

Maklumat Pembeli: Nama, TIN, nombor pendaftaran, nombor pendaftaran SST, e-mel, alamat dan nombor hubungan.

Butiran e-Invois

• Versi e-Invois: Versi semasa e-Invois (cth., 1.0, 1.1).
• (Penting) Kod Jenis e-Invois: Mengenal pasti jenis dokumen 
  • 04: Nota Bayaran Balik
  • 14: Nota Bayaran Balik Bil Kendiri
• Kod/Nombor e-Invois:: Nombor rujukan dokumen yang digunakan oleh pembekal untuk penjejakan dalaman.
• (Penting) Nombor Rujukan e-Invois Asal: Nombor pengenalan unik LHDN untuk invois/dokumen asal sedang dilaraskan.
• Butiran Penting yang Lain bagi e-Invois: Sertakan tarikh dan masa pengeluaran, tandatangan digital pengeluar, kod mata wang dan kadar pertukaran, kekerapan pengebilan dan tarikh tempoh serta nombor rujukan pengebilan dalaman pembekal.

Butiran Pembayaran: Termasuk mod pembayaran, nombor akaun bank pembekal, syarat pembayaran yang dipersetujui dan butiran prapembayaran (amaun, tarikh, masa dan nombor rujukan).

Butiran Kewangan

• Jumlah Amaun: Termasuk jumlah yang tidak termasuk dan termasuk cukai, amaun yang perlu dibayar, amaun bersih, diskaun, yuran, amaun cukai, amaun pembundaran dan amaun yang dikecualikan daripada cukai.
• Butiran Pengecualian Cukai: Penerangan tentang sebarang pengecualian cukai yang terpakai pada peringkat invois.
• Caj Tambahan: Butiran bagi sebarang caj lain dengan amaun yang perlu dibayar.

Maklumat Penghantaran: Nama penerima, alamat, TIN dan nombor pendaftaran. (pilihan)

Maklumat Kastam

• Nombor rujukan: Untuk borang kastam dan butiran Perjanjian Perdagangan Bebas, jika berkenaan.
• Nombor Kebenaran untuk Pengeksport Bertauliah: Nombor pengenalan unik untuk pengeksport bertauliah.

Maklumat Produk atau Perkhidmatan: Meliputi pengelasan produk/perkhidmatan, penerangan, harga unit, kuantiti, ukuran, diskaun, yuran, kod tarif dan negara asal.

Langkah untuk Mengeluarkan e-Invois Nota Bayaran Balik

Terdapat dua cara mengeluarkan e-Invois nota bayaran balik di Malaysia bergantung pada model e-Invois yang anda pilih:

Melalui Penyepaduan API

1. Buat nota bayaran balik atau nota bayaran balik Bil Kendiri yang memperincikan transaksi dan amaun bayaran balik melalui ERP atau sistem sumber perniagaan yang disepadukan dengan Sistem MyInvois.
2. Serahkan nota bayaran balik kepada LHDN melalui sistem yang digunakan oleh perniagaan anda (proses mungkin berbeza berdasarkan sistem).
3. LHDN mengesahkan nota bayaran balik dan mengeluarkan Nombor Pengenalan Unik (Unique Identification Number, UIN) dan kod QR jika butiran adalah betul.
4. Terima notifikasi pengesahan melalui API atau e-mel bergantung pada kaedah penyerahan.
5. Kongsi nota bayaran balik yang disahkan yang termasuk kod QR dan pautan pengesahan dengan pembeli.
6. Nota: Pembekal dan pembeli mempunyai 72 jam untuk menolak atau membatalkan nota bayaran balik. Jika tiada tindakan diambil, nota bayaran balik diterima secara automatik.
7. Simpan nota bayaran balik yang telah disahkan dalam pangkalan data LHDN dan simpan rekod yang sesuai.
8. Akses dan dapatkan butiran nota bayaran balik daripada pangkalan data LHDN dalam format XML/JSON atau PDF.

Melalui Portal MyInvois (Entri Manual)

1. Log masuk ke Portal MyInvois.
2. Klik "Dokumen Baharu", pilih "Nota Bayaran Balik" atau “Nota Bayaran Balik Bil Kendiri” dan pilih versi dokumen.
3. Berikan nombor rujukan dokumen asal yang digunakan untuk mengeluarkan nota bayaran balik.
4. ID Dalaman dan Tarikh Masa Dikeluarkan dijana secara automatik; klik "Teruskan".
5. Masukkan atau sahkan butiran pembekal dan pembeli, kemudian klik "Teruskan".
6. Pilih mata wang daripada senarai juntai bawah.
7. Tambah item baris: masukkan butiran untuk setiap item yang termasuk pengelasan, kuantiti, harga dan sebab bayaran balik; klik "Tambah" untuk menyimpan.
8. Semak semua maklumat yang dimasukkan pada halaman ringkasan.
9. Tandatangan dokumen dengan memilih jenis ID, masukkan ID Pengguna dan Kata Laluan, tandakan kotak pengakuan dan klik "Hantar".
10. Selepas pengesahan digital, e-Invois nota bayaran balik dihasilkan dan disahkan.
11. Kongsi nota bayaran balik yang disahkan dengan pembeli dan simpan dalam pangkalan data LHDN.

Contoh Nota Bayaran Balik

Berikut ialah fail sampel e-Invois nota bayaran balik XML dan JSON yang dikeluarkan oleh LHDN dalam SDK versi 1.0. e-Invois nota bayaran balik yang dijana seperti sampel ini boleh diserahkan kepada Sistem MyInvois melalui sistem anda menggunakan penyepaduan API:

Nota Bayaran Balik 1.1 Sampel XML

Nota Bayaran Balik 1.1 Sampel JSON

Nota: Sampel nota bayaran balik yang boleh dibaca oleh manusia belum dikeluarkan kerana sistem e-Invois belum beroperasi secara langsung.

Kesimpulan

Bayaran balik ialah proses berterusan dalam transaksi perniagaan dan seterusnya menjadikan transaksi bayaran balik e-Invois menggunakan nota bayaran balik bersama nota kredit dan nota debit adalah penting. Amalan ini memastikan pendapatan yang tepat direkodkan dan Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDN) dimaklumkan tentang pengurangan perbelanjaan. Dengan adanya e-Invois untuk transaksi bayaran balik, perniagaan dapat mengekalkan ketepatan, ketelusan dan jejak audit yang betul serta memastikan pematuhan terhadap peraturan kerajaan Malaysia.

e-Invois nota bayaran balik mesti dikeluarkan apabila terdapat pengembalian wang kepada pembeli. Nota kredit digunakan untuk semua pelarasan lain. Pembeli mesti menjana nota bayaran balik bil kendiri dalam situasi apabila penjual tidak mengeluarkan e-Invois untuk nota bayaran balik. Langkah ini memastikan amaun bayaran balik direkodkan dengan tepat dan mematuhi keperluan e-Invois.