Model e-invois di Malaysia: Faedah, Keperluan dan Cara Bermula

Invois elektronik yang biasanya dikenali sebagai e-invois semakin popular di seluruh dunia termasuklah di Malaysia. Untuk memudahkan peralihan ini, Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDN) telah membangunkan dua platform penghantaran e-invois yang unik: Portal MyInvois dan Antara Muka Atur Cara Aplikasi (API). Mari terokai model e-invois dan cara model ini berfungsi di Malaysia, faedah dan cabarannya serta cara perniagaan boleh mula menggunakan e-invois di Malaysia.

Apakah Model e-invois di Malaysia?

Untuk melancarkan peralihan kepada e-invois, LHDN telah membangunkan dua proses penghantaran e-invois yang berasingan:

• Portal MyInvois: Portal MyInvois yang diselenggarakan oleh LHDN membolehkan perniagaan menjana e-invois secara individu atau pukal melalui muat naik lembaran hamparan. Maklumat ini boleh diakses oleh semua pembayar cukai. Cara ini sesuai untuk perniagaan yang dikehendaki menyerahkan e-invois tetapi tidak mempunyai API dan mengendalikan jumlah data yang kecil.
• API: Seni bina API sesuai untuk perniagaan yang memerlukan bilangan transaksi yang besar dan membolehkan penghantaran e-invois dalam jumlah yang tinggi. Terdapat tiga kaedah berbeza di bawah API:
• Penyepaduan langsung sistem ERP pembayar cukai dengan Sistem MyInvois.
• Melalui penyedia perkhidmatan Peppol.
• Melalui penyedia teknologi bukan Peppol

Walaupun menawarkan kefleksibelan, kaedah ini memerlukan pelaburan awal dan sesuai untuk pembayar cukai yang besar atau perniagaan yang sangat dikomersialkan.

Bagaimanakah cara menjana e-invois Malaysia melalui Portal MyInvois?

Portal MyInvois boleh digunakan untuk menjana dan melihat e-invois.

Walau bagaimanapun, untuk menghasilkan e-invois, pembayar cukai perlu log masuk ke Portal MyTax untuk menggunakan Portal MyInvois.

Langkah 1: Penghasilan dan penyerahan

Apabila jualan atau transaksi dimuktamadkan, Pembekal menghasilkan e-invois dan menyerahkan e-invois tersebut kepada LHDN melalui Portal MyInvois untuk pengesahan. Dua pilihan disediakan:

• Penghasilan Individu: Pembayar cukai boleh menghasilkan e-invois secara individu dengan melengkapkan semua medan yang diperlukan dalam borang.
• Penjanaan Kelompok: Pembayar cukai boleh menjana sejumlah e-invois dalam kelompok dengan memuat naik fail yang mengandungi maklumat invois yang diperlukan mengikut susun atur yang ditentukan ke portal.

Langkah 2: Pengesahan e-invois

Setelah disahkan, Pembekal akan menerima e-invois yang telah disahkan dalam bentuk PDF daripada LHDN melalui Portal MyInvois. E-invois yang telah disahkan turut mengandungi Nombor Pengenalan Unik LHDN, tarikh dan masa pengesahan serta pautan pengesahan. Nombor Pengenalan Unik LHDN membolehkan penjejakan dan mengurangkan kejadian pengubahan e-invois.

Mesej ralat dipaparkan jika e-invois dikembalikan tanpa pengesahan dan Pembekal dikehendaki membetulkan ralat dan menyerahkan semula e-invois tersebut untuk pengesahan.

Langkah 3: Pemberitahuan

Setelah e-invois disahkan, LHDN memaklumi Pembekal dan Pembeli melalui Portal MyInvois. Pemberitahuan juga dihantar melalui e-mel yang menyertakan pelepasan invois dan permintaan penolakan Pembeli.

Langkah 4: Perkongsian e-invois

Pembekal mesti berkongsi e-invois yang telah disahkan (dengan kod QR sematan yang disediakan oleh LHDN) dengan Pembeli. Kod QR boleh digunakan untuk mengesahkan kewujudan dan status e-invois melalui Portal MyInvois.

Langkah 5: Penolakan atau Pembatalan

Setelah e-invois disahkan, Pembekal dan Pembeli mempunyai pilihan untuk membatalkan atau menolak e-invois dalam tempoh masa yang ditetapkan.

• Pembeli meminta penolakan e-invois:
• Jika e-invois mengandungi ralat, Pembeli boleh meminta penolakan dalam tempoh 72 jam selepas pengesahan.
• Permintaan penolakan perlu menerangkan sebab penolakan.
• Apabila Pembeli memulakan permintaan penolakan, pemberitahuan dihantar kepada Pembekal.
• Jika Pembekal bersetuju dengan sebab yang diberikan, mereka akan membatalkan e-invois tersebut.
• Pembekal perlu membatalkan e-invois:
• Jika terdapat kesilapan pada e-invois atau e-invois tersalah dikeluarkan, Pembekal boleh membatalkan e-invois tersebut dalam tempoh 72 jam selepas pengesahan dibuat.
• Permintaan pembatalan juga perlu disertakan dengan sebab yang kukuh.

Jika e-invois tidak ditolak atau dibatalkan dalam tempoh 72 jam, apa-apa pelarasan yang berikutnya akan memerlukan e-invois baharu, seperti e-invois nota kredit, nota debit atau nota bayaran balik.
Contoh: Stationery Hub Sdn. Bhd. (Pembekal) menjana e-invois untuk jualan 50 item alat tulis yang dibeli oleh Pn. Kim (Pembeli) menggunakan Portal MyInvois. Selepas pengesahan dibuat, kedua-dua pihak menerima pemberitahuan. Pn. Kim menyemak e-invois tersebut dan boleh meminta penolakan dalam tempoh 72 jam jika terdapat kesilapan.

Langkah 6: Penyimpanan e-invois

Semua e-invois yang telah diterima dan disahkan yang diserahkan melalui Portal MyInvois akan disimpan dalam pangkalan data LHDN. Pembayar cukai diingatkan untuk menyimpan rekod dan dokumentasi yang mencukupi berkaitan dengan transaksi.

Langkah 7: Perkhidmatan Pelaporan dan Papan Pemuka untuk Pembayar Cukai

Melalui Portal MyInvois, Pembekal dan Pembeli boleh meminta dan mendapatkan e-invois, yang dapat memberikan butiran invois penting dalam pelbagai format seperti XML/JSON, metadata, laporan CSV, grid dan fail PDF.

Bagaimanakah cara menjana e-invois Malaysia melalui model API?

API membenarkan pembayar cukai untuk menyerahkan e-invois secara terus kepada LHDN menggunakan:

• penyepaduan langsung dengan sistem ERP, 
• penyedia perkhidmatan Peppol, atau 
• penyedia teknologi bukan Peppol. 

Penyepaduan API amat sesuai untuk perniagaan yang mempunyai jumlah transaksi yang tinggi. Struktur e-invois menyokong transaksi B2B, B2G dan B2C serta menyediakan format XML dan JSON untuk penghantaran.

Langkah 1: Penyerahan

Setelah jualan atau transaksi dimuktamadkan, Pembekal atau penyedia teknologi menghasilkan e-invois dalam format XML atau JSON dan menyerahkannya kepada LHDN melalui API untuk pengesahan.

Langkah 2: Pengesahan e-invois

Selepas pengesahan dibuat oleh Sistem MyInvois, Pembekal atau penyedia teknologi menerima e-invois yang telah disahkan yang mengandungi maklumat penting termasuk Nombor Pengenalan Unik LHDN, tarikh, masa pengesahan dan pautan pengesahan melalui API.

Jika ralat dikesan semasa pengesahan, mesej ralat dipaparkan dan e-invois pengesahan diberikan setelah pengesahan berjaya.

Langkah 3: Pemberitahuan

API membenarkan pembayar cukai untuk menerima pemberitahuan daripada LHDN secara langsung atau melalui penyedia teknologi. Pemberitahuan yang diberikan termasuk pelepasan e-invois dan permintaan penolakan Pembeli untuk memastikan komunikasi yang cekap dan tindakan yang pantas.

Langkah 4: Perkongsian e-invois

Selepas pengesahan, Pembekal menyertakan kod QR sematan dengan pautan pengesahan pada e-invois dan berkongsi maklumat tersebut dengan Pembeli. Kod QR membenarkan pengesahan melalui Portal MyInvois.

Langkah 5: Penolakan dan Pembatalan

Pembeli dan Pembekal boleh meminta penolakan atau pembatalan e-invois dalam tempoh masa yang ditetapkan.

Contoh: Hebat Group (Pembeli) mendapatkan bekalan daripada Fresh Food Hub (Pembekal) dan menggunakan API untuk menjana e-invois dalam format XML/JSON. Ralat dikesan dan e-invois ditolak yang seterusnya menyebabkan pengeluaran e-invois yang disemak semula.

Langkah 5: Penyimpanan e-invois

Semua e-invois yang telah diserahkan melalui API disimpan dalam pangkalan data LHDN dan pembayar cukai diingatkan untuk menyimpan rekod yang berkaitan.

Langkah 6: Perkhidmatan Pelaporan dan Papan Pemuka untuk Pembayar Cukai

Penyepaduan API membolehkan Pembekal dan Pembeli meminta dan mendapatkan semula e-invois dalam pelbagai format, yang meningkatkan ketelusan dan kecekapan dalam pengurusan e-invois.

Faedah Model e-Invois untuk Perniagaan

• Proses yang Lancar: Model e-invois memudahkan proses menjana, menyerahkan dan mengurus invois bagi mengurangkan kerja manual dan risiko ralat.
• Penjimatan Kos: Perniagaan boleh menjimatkan kos kertas, percetakan dan pos yang berkaitan dengan invois kertas tradisional.
• Pengesahan Masa Nyata: e-invois disahkan hampir dalam masa nyata, yang menjamin ketepatan dan mengurangkan risiko ralat serta pertikaian.
• Peningkatan Penjejakan: Setiap e-invois menerima pengenalan unik yang memudahkan penjejakan dan mengurangkan risiko pengubahan maklumat.
•  Komunikasi yang Cekap: Sistem ini memudahkan komunikasi yang cekap antara pembekal dengan pembeli serta mengurangkan kelewatan dan menambah baik hubungan perniagaan.
• Peningkatan Ketelusan: Pembekal dan pembeli mempunyai akses kepada maklumat invois terperinci yang menggalakkan ketelusan dalam transaksi kewangan.

Cabaran Model E-Invois

Walaupun model e-invois menawarkan beberapa faedah, terdapat juga cabaran untuk perniagaan, termasuk:

• Pelaburan Pendahuluan: Penyepaduan API memerlukan pelaburan awal dalam teknologi dan mungkin melibatkan pelarasan kepada sistem ERP sedia ada yang boleh menelan kos yang tinggi.
• Kepakaran Teknikal: Perniagaan mungkin perlu mendapatkan atau mengupah kepakaran teknikal untuk melaksanakan dan mengurus sistem e-invois dengan berkesan.
• Pengurusan Perubahan: Peralihan kepada e-invois mungkin memerlukan perubahan dalam proses perniagaan dan latihan pekerja, yang boleh mengganggu perniagaan.

Kesimpulan

Model e-invois di Malaysia mewakili peralihan yang ketara ke arah pendigitalan serta menawarkan pelbagai faedah kepada perniagaan termasuk proses yang lancar, penjimatan kos dan peningkatan ketelusan. Walaupun terdapat beberapa cabaran, kelebihan e-invois jauh mengatasi kelemahannya. Untuk bermula dengan e-invois, perniagaan di Malaysia boleh memilih antara Portal MyInvois dengan mekanisme penghantaran API mengikut keperluan khusus dan keperluan perniagaan mereka. Peralihan ini menjanjikan proses penginvoisan yang lebih cekap dan telus yang berfaedah kepada perniagaan dan sistem cukai Malaysia. Cleartax ialah salah satu vendor yang paling berpengalaman dan menawarkan keupayaan penyepaduan yang lancar dengan kadar kejayaan 99.99%.

Soalan Lazim

Apakah itu e-invois?

Invois elektronik atau e-invois ialah kaedah digital untuk menghasilkan, menghantar dan menyimpan invois yang menggantikan invois tradisional berasaskan kertas. Model e-invois di Malaysia direka untuk melancarkan proses penginvoisan, meningkatkan kecekapan dan mengurangkan beban pentadbiran ke atas perniagaan.

Apakah itu Kit Pembangunan Perisian (Software Development Kit, SDK)?

Kit Pembangunan Perisian (SDK) disediakan untuk membimbing pembangun teknologi dalam proses penyepaduan API mereka. SDK merangkumi pelbagai aspek seperti reka bentuk API, pengendalian ralat, dokumentasi, ujian, keselamatan dan pematuhan. SDK turut menyediakan maklumat tentang persekitaran ujian untuk menyokong pembangun teknologi dalam proses penyepaduan mereka. Kit Pembangunan Perisian (SDK) disediakan untuk membimbing pembangun teknologi dalam proses penyepaduan API mereka. SDK merangkumi pelbagai aspek seperti reka bentuk API, pengendalian ralat, dokumentasi, ujian, keselamatan dan pematuhan. SDK turut menyediakan maklumat tentang persekitaran ujian untuk menyokong pembangun teknologi dalam proses penyepaduan mereka. Kit Pembangunan Perisian (SDK) disediakan untuk membimbing pembangun teknologi dalam proses penyepaduan API mereka. SDK merangkumi pelbagai aspek seperti reka bentuk API, pengendalian ralat, dokumentasi, ujian, keselamatan dan pematuhan. SDK juga turut menyediakan maklumat tentang persekitaran ujian untuk menyokong pembangun teknologi dalam proses penyepaduan mereka.

Apakah persediaan awal yang diperlukan untuk perniagaan yang memilih untuk menjana e-invois dengan kaedah API?

Pembayar cukai perlu melakukan konfigurasi pada sistem mereka atau berganding bahu dengan penyedia teknologi untuk menjana e-invois dalam format XML atau JSON yang mengandungi medan wajib dan pilihan mengikut struktur yang ditetapkan. TIN hendaklah disahkan terlebih dahulu untuk menjamin pelepasan dan ketepatan e-invois.