Apakah itu e-Invois Bil Kendiri di Malaysia? - Gambaran Keseluruhan

Malaysia sedang menuju ke arah sistem penginvoisan digital penuh dengan pelaksanaan e-Invois. Mandat ini bermaksud bahawa semua transaksi perlu dibilkan secara digital dalam format berstruktur dengan butiran yang disahkan oleh Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDN).

Walaupun e-Invois biasanya dikeluarkan oleh pembekal, terdapat senario yang memerlukan pembeli menjana e-Invois bil kendiri. Situasi ini berlaku apabila transaksi melibatkan individu, penjual tidak berdaftar atau pembekal asing. Dalam keadaan ini, pembeli menghasilkan e-Invois bil kendiri bagi pihak pembekal untuk mendokumenkan pembelian, kemudian LHDN akan membuat pengesahan untuk mengiktiraf e-Invois tersebut sebagai perbelanjaan yang sah untuk tujuan cukai.

Blog ini akan memberikan penerangan terperinci tentang e-Invois bil kendiri di Malaysia, pengeluaran e-Invois serta transaksi khusus yang membenarkan dan tidak membenarkan pengeluaran e-Invois. Maklumat ini juga akan meliputi pihak yang terlibat dalam transaksi ini dan butiran yang diperlukan yang mesti disertakan dalam e-Invois bil kendiri.

Apakah itu e-Invois Bil Kendiri?

e-Invois bil kendiri ialah jenis invois unik yang dihasilkan oleh pembeli dan bukannya oleh pembekal dan tujuan utamanya adalah untuk digunakan dalam transaksi dengan penjual individu yang tidak berdaftar. 

Dalam transaksi perniagaan standard di Malaysia, pembekal mengeluarkan e-Invois untuk mengesahkan pendapatan mereka dan memberikan rekod kepada pembeli untuk penjejakan perbelanjaan.  Walau bagaimanapun, dalam senario pembekal yang tidak berdaftar atau tidak dikehendaki mengeluarkan e-Invois, pembeli boleh menjana e-Invois bil kendiri bagi pihak pembekal. 

Mengapakah e-Invois bil kendiri diperlukan?

Tujuan utama e-Invois bil kendiri diperlukan adalah sebagai bukti perbelanjaan. e-Invois ini berfungsi sebagai dokumentasi transaksi antara pembeli dengan penjual terutamanya dalam senario apabila pengeluaran invois tradisional pembekal tidak dilakukan, seperti transaksi dengan individu, penjual tidak berdaftar atau jenis transaksi spesifik yang dinyatakan dalam garis panduan. Dengan menghasilkan e-Invois bil kendiri, pembeli boleh membuktikan perbelanjaan yang ditanggung, menyediakan bukti untuk tujuan cukai dan memastikan pematuhan terhadap keperluan kawal selia.

Bilakah e-Invois Bil Kendiri Diperlukan?

Untuk tujuan e-Invois, Pembeli bertanggungjawab untuk mengeluarkan e-Invois bil kendiri dalam senario berikut:

1. Pembayaran kepada ejen, peniaga, pengedar dsb.
2. Pembelian barangan atau perkhidmatan daripada pembekal asing
3. Pengagihan keuntungan (cth., dividen) 
4. Transaksi e-dagang
5. Pembayaran kepada pemenang dalam aktiviti pertaruhan dan perjudian (lihat nota)
6. Pemerolehan barangan atau perkhidmatan daripada pembayar cukai individu yang tidak terlibat dalam perniagaan (hanya terpakai jika keadaan bil kendiri yang lain tidak berkaitan)

1. Pembayaran faedah, tidak termasuk:

Nota: Buat masa ini pembayaran kepada pertaruhan kasino dan pemenang aktiviti mesin perjudian dikecualikan daripada keperluan e-Invois bil kendiri sehingga notis selanjutnya.

Butiran setiap transaksi e-Invois bil kendiri yang disenaraikan telah disediakan dalam garis panduan spesifik e-Invois yang dikeluarkan oleh LHDN.

Langkah untuk mengeluarkan e-Invois Bil Kendiri

Proses mengeluarkan e-Invois bil kendiri adalah hampir sama seperti mengeluarkan e-Invois biasa di Malaysia dengan hanya perbezaan kecil. Berikut ialah langkah-langkahnya:

1. Penyerahan Butiran Transaksi: Apabila transaksi memerlukan e-Invois bil kendiri, pembeli memuat naik semua butiran transaksi yang diperlukan ke Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDN).
2. Pengesahan oleh LHDN: Butiran e-Invois bil kendiri yang diserahkan kemudian akan disahkan oleh LHDN dan kod QR dan Nombor Pengenalan Unik.
3. Notifikasi Pengesahan: Pembekal dan pembeli menerima notifikasi setelah e-Invois disahkan. Walau bagaimanapun, notifikasi hanya pilihan untuk entiti dan perniagaan asing yang berdaftar di luar Malaysia atau yang tidak mempunyai akses kepada saluran komunikasi Malaysia.
4. Perkongsian e-Invois: Selepas pengesahan, pembeli boleh berkongsi e-Invois bil kendiri dengan pembekal yang termasuk kod QR sematan.
5. Permintaan dan Dapatkan Semula: Pembeli mempunyai pilihan untuk meminta dan mendapatkan semula e-Invois bil kendiri yang harus disimpan untuk tujuan penyimpanan rekod

Pihak yang terlibat dalam e-Invois bil kendiri

Pengebilan kendiri dalam transaksi biasanya melibatkan berbilang pihak. Sebagai contoh, ejen, peniaga dan pengedar bertindak sebagai perantara antara penjual dengan pembeli akhir. Transaksi e-dagang juga biasanya melibatkan beberapa entiti seperti platform, penjual dan pembeli.

Untuk memberikan kejelasan tentang e-Invois bil kendiri, LHDN telah menggariskan peranan pihak yang terlibat dalam garis panduan spesifik e-Invois.

Butiran yang perlu diserahkan untuk Menjana e-Invois Bil Kendiri

Butiran yang diperlukan untuk menjana e-Invois bil kendiri berbeza dengan e-Invois biasa. Selain itu, butiran yang perlu diserahkan untuk setiap e-Invois bil kendiri bergantung pada jenis transaksi. Butiran ini dinyatakan dalam garis panduan spesifik LHDN untuk setiap jenis transaksi. 

Walau bagaimanapun, beberapa maklumat penting mesti sentiasa disediakan:

1. Nama Pembekal: Pembeli memasukkan nama pembekal sama ada nama perniagaan atau individu.

• Bagi individu bukan warganegara Malaysia: Nama penuh seperti yang tertulis dalam pasport/MyPR/MyKAS 
• Bagi individu warganegara Malaysia yang hanya memberikan nombor pengenalan MyKad/MyTentera, Pembeli hendaklah memasukkan "EI00000000010" sebagai ganti TIN.
• Untuk Perniagaan Asing: Masukkan nombor pendaftaran perniagaan Pembekal asing dan TIN jika ada.  Jika tiada TIN, masukkan “EI00000000030”. Jika nombor pendaftaran perniagaan tidak tersedia, masukkan “NA”.
• Bagi Individu Bukan Warganegara Malaysia: Pilihan 1: TIN sahaja. Pilihan 2: TIN dan nombor pasport/nombor pengenalan MyPR/MyKAS.
• Jika Pembekal tidak berdaftar untuk SST, Pembeli akan memasukkan “NA” 

2. TIN Pembekal: Pembeli memasukkan Nombor Pengenalan Pembayar Cukai (TIN) Pembekal dengan keperluan tambahan untuk perniagaan asing. 

3. Nombor Pendaftaran/Pengenalan/Pasport Pembekal: Bagi Pembekal dan Pembeli warganegara Malaysia , jika Pembekal hanya memberikan TIN, Pembeli hendaklah memasukkan "000000000000" dalam medan ini.

Nota: TIN merujuk kepada nombor yang diberikan oleh LHDN. Jika individu bukan warganegara Malaysia tidak mempunyai TIN, gunakan TIN am daripada Lampiran 1 Garis Panduan Spesifik e-Invois bersama nombor pasport/nombor pengenalan MyPR/MyKAS individu.

4. Alamat Pembekal: Pembeli memasukkan alamat perniagaan untuk perniagaan atau alamat kediaman untuk Pembekal individu.
5. Nombor Hubungan Pembekal: Pembeli memasukkan nombor telefon Pembekal.
6. Nombor Pendaftaran SST Pembekal: Jika berkenaan, Pembeli memasukkan nombor pendaftaran Cukai Jualan dan Perkhidmatan (SST) Pembekal. 

7. Kod Piawaian Klasifikasi Industri Malaysia (MSIC) Pembekal: Jika berkenaan, Pembeli memasukkan kod MSIC Pembekal.
8. Penerangan Aktiviti Perniagaan Pembekal: Pembeli memasukkan penerangan tentang aktiviti perniagaan Pembekal.
9. Pengelasan: Pembeli memberikan kod pengelasan 3 digit kepada produk atau perkhidmatan.
10. Kod/Nombor e-Invois: Jika berkenaan, Pembeli menyertakan nombor rujukan dokumen yang digunakan oleh Pembekal untuk tujuan penjejakan dalaman.

Pengecualian e-Invois Bil Kendiri

LHDN telah mengenali cabaran dalam mengeluarkan e-Invois untuk jenis pendapatan atau perbelanjaan tertentu. e-Invois bil kendiri tidak diperlukan untuk jenis perbelanjaan berikut:

(a) Pendapatan pekerjaan

(b) Pencen

(c) Alimoni

(d) Pembahagian dividen untuk:

• Pembayar cukai yang tidak berhak memotong cukai di bawah Seksyen 108 Akta Cukai Pendapatan 1967
• Perniagaan yang disenaraikan di Bursa Malaysia dikecualikan daripada mengeluarkan e-Invois bil kendiri untuk pengagihan dividen.

(e) Zakat

Kesimpulan

e-Invois bil kendiri ialah komponen penting dalam peraturan e-Invois Malaysia. e-Invois jenis ini berfungsi sebagai bukti perbelanjaan dalam keadaan apabila pembeli tidak menerima e-Invois biasa. Kegagalan menjana e-Invois bil kendiri boleh mengakibatkan ketidakpatuhan terhadap keperluan e-Invois dan perbelanjaan yang tidak dibenarkan.

Selain e-Invois bil kendiri, dokumen lain seperti nota kredit atau nota bayaran balik juga mungkin perlu dilakukan secara bil kendiri. Garis panduan spesifik e-Invois yang dikeluarkan oleh LHDN menyediakan butiran komprehensif tentang keperluan bagi setiap jenis transaksi.