Langkah untuk penghantaran, pengesahan dan pengeluaran e-invois di Malaysia

Malaysia menerima baik perubahan dengan mendigitalkan amalan kewangan dan satu transformasi yang ketara ialah anjakan ke arah e-penginvoisan. E-Penginvoisan bertujuan untuk menjadikan proses penginvoisan boleh dipercayai dan telus kerana setiap transaksi jualan/pembelian akan disahkan oleh Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDN).

Walau bagaimanapun, proses e-Penginvoisan sememangnya rumit, terutamanya bagi pengguna kali pertama.  Berikut ialah panduan langkah demi langkah yang terperinci untuk menghantar, mengesahkan dan mengeluarkan e-invois di Malaysia.

Apakah itu e-penginvoisan?

E-invois ialah rekod digital untuk pertukaran transaksi antara penjual (pembekal) dengan pembeli, yang melalui portal kerajaan untuk pengesahan dan penyimpanan rekod.

E-Invois mengandungi semua butiran invois dan juga Nombor Pengenalan Unik (UIN), yang dijana oleh sistem kerajaan selepas pengesahan medan utama seperti TIN, MCIR, dsb. dan kod QR dibuat dengan teliti, yang membolehkan pengesahan e-invois secara dalam talian dilakukan.

Siapakah yang perlu mengeluarkan e-invois di Malaysia?

Mandat untuk e-penginvoisan di Malaysia melibatkan semua pembayar cukai tetapi akan dilakukan secara berperingkat berdasarkan hasil. 

Untuk fasa pertama e-penginvoisan, semua syarikat yang mempunyai perolehan melebihi RM100 juta perlu menjana e-invois untuk transaksi B2B, B2C dan B2G bermula dari 1 Ogos 2024.

Model E-Invois: 

Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDN) telah memperkenalkan dua mekanisme (model) untuk menjana dan menghantar e-invois: 

Portal MyInvois 

Portal MyInvois direka untuk MSME dan perniagaan yang mempunyai sumber yang terhad serta memerlukan log masuk dan kemasukan data secara manual. 

Pembekal boleh memasukkan data dan menghasilkan e-invois tunggal atau menyediakan lembaran hamparan yang terperinci dalam format tertentu dan memuat naik lembaran hamparan tersebut untuk penjanaan e-invois secara berkelompok.

Antara Muka Atur Cara Aplikasi (API) dengan sistem MyInvois

Sebaliknya, pilihan API lebih sesuai untuk perniagaan yang bersaiz lebih besar, yang memerlukan konfigurasi sistem atau pembekal perisian pihak ketiga (dirujuk sebagai pembekal "perisian tengah") untuk menjana e-invois.

Perisian tengah menyepadukan sistem perniagaan – ERP, POS atau perisian perakaunan dan pengebilan bagi membolehkan data mudah antara sistem perniagaan dengan sistem MyInvois untuk penjanaan e-invois masa nyata.

Langkah untuk Penghantaran, Pengesahan dan Pengeluaran e-Invois (B2B)

Berikut ialah langkah utama yang digariskan dalam garis panduan e-penginvoisan untuk menghantar, mengesahkan dan mengeluarkan e-invois melalui portal MyInvois atau API:

Langkah 1 - Penghantaran

Syarikat perlu menjana e-invois dalam format yang dinyatakan dan menghantar e-invois tersebut kepada LHDN melalui portal MyInvois atau API untuk pengesahan. Syarikat perlu menghasilkan e-invois untuk setiap transaksi, termasuk nota kredit, nota debit dan nota bayaran balik.

Langkah 2 - Pengesahan E-invois

Jika tiada kesilapan ditemukan dan butiran berjaya disahkan, LHDN akan menghantar pautan pengesahan berserta nombor pengenalan unik untuk tujuan penjejakan. Proses ini akan mengesahkan beberapa faktor seperti format, medan data yang wajib diisi, nombor pengenalan cukai (TIN) dan ketepatan jumlah (seperti amaun, nilai cukai dsb.)

Langkah 3 - Pemberitahuan: 

Untuk pilihan API, API pemberitahuan memaklumkan tentang status pengesahan kepada pembekal dan pembeli bagi memudahkan komunikasi yang cekap. Sebaliknya, portal MyInvois akan menghantar e-mel pemberitahuan kepada pembeli dan pembekal melalui portal.

Langkah 4 - Perkongsian e-invois: 

Setelah diluluskan, pembekal mestilah menghantar e-invois yang telah dikeluarkan dan disahkan, dengan kod QR sematan yang mengandungi pautan pengesahan, kepada pembeli.

Langkah 5, 6 dan 7 (jika berkenaan): Penolakan dan pembatalan: 

Selepas LHDN mengesahkan e-invois, pembekal dan pembeli mempunyai tempoh selama 72 jam untuk membatalkan atau menolak e-invois tersebut. Jika tiada tindakan diambil dalam tempoh ini, e-invois tersebut akan diterima secara automatik. Pengubahsuaian yang seterusnya tidak dibenarkan, dan dalam keadaan sedemikian, e-invois baharu (cth. e-invois nota kredit, nota debit atau nota bayaran balik) mestilah dikeluarkan untuk pelarasan.

Langkah 8 - Penyimpanan e-invois: 

Semua e-invois yang dihantar kepada LHDN akan disimpan dalam pangkalan data LHDN. Namun begitu, perniagaan mestilah memastikan mereka menyimpan rekod dan dokumentasi yang berkaitan dengan transaksi dengan sewajarnya

Langkah 9 - Perkhidmatan pelaporan dan papan pemuka: 

Pembekal dan pembeli boleh meminta dan mendapatkan semula data e-invois daripada pangkalan data LHDN dalam pelbagai format (XML/JSON, PDF, metadata).

Proses untuk Mengeluarkan e-Invois untuk Transaksi B2C

Keperluan pengeluaran e-invois berbeza-beza, bergantung pada keperluan pengguna dan jenis transaksi. Untuk transaksi B2B, proses e-penginvoisan hendaklah diselesaikan dalam tempoh yang ditetapkan (72 jam buat masa ini), keperluan e-penginvoisan untuk transaksi B2C berbeza-beza, bergantung pada sama ada pengguna mahukan e-invois atau tidak.

Berikut ialah dua keadaan.

1. Apabila pembeli mahukan e-Invois:

1. Setelah perniagaan menerima permintaan e-invois daripada pembeli, mereka mestilah mengumpulkan butiran yang diperlukan daripada pelanggan dan memasukkan butiran tersebut ke dalam sistem.
2. Sistem MyInvois akan mengesahkan butiran tersebut, menjana Nombor Pengenalan Unik, menghantar e-invois kepada pembeli untuk pengesahan dan mengembalikan e-invois yang telah disahkan kepada pembeli.
3. Proses ini sama seperti proses yang digariskan untuk proses e-penginvoisan biasa.

2. Apabila Pembeli Tidak Mahukan e-Invois

1. Penjual akan memberikan resit biasa kepada pembeli, seperti kebiasaan.
2. Selepas bulan berakhir, dalam tempoh tujuh hari, penjual akan mengumpulkan butiran semua resit yang mereka berikan dalam bulan tersebut.
3. Dengan semua butiran resit tersebut, penjual akan menghasilkan satu e-invois yang merangkumi semua pembelian yang dibuat oleh pembeli yang tidak memerlukan e-invois secara berasingan.

Proses ini boleh diautomatikkan melalui ERP atau perisian tengah yang lain. E-invois yang digabungkan ini ialah bukti pendapatan bulanan penjual.

Kesimpulan

Proses e-penginvoisan boleh diautomatikkan atau dibuat secara manual, bergantung pada keperluan. Perniagaan bersaiz besar dicadangkan untuk menyepadukan penyepaduan API dengan sistem perniagaan untuk proses e-penginvoisan automatik, manakala perniagaan bersaiz sederhana dan kecil pula boleh menggunakan portal MyInvois secara manual.

Proses untuk penjanaan e-invois secara berkelompok dan bil kendiri agak berbeza. Walau bagaimanapun, langkah yang utama masih sama dengan sedikit perubahan.

Pembayar cukai boleh memilih model e-invois yang paling sesuai dengan keperluan mereka untuk memastikan peralihan kepada masa hadapan transaksi kewangan yang lancar. Untuk memahami proses ini dengan lebih baik, sila lihat panduan ini.