B2C e-Invois di Malaysia: Panduan Mudah untuk Perniagaan

LHDN telah melaksanakan e-invois di Malaysia bermula dari 1 Ogos 2024 (fasa pertama) yang meliputi semua transaksi dan termasuk B2B, B2C dan B2G. Walaupun proses untuk transaksi B2B dan B2G agak serupa—kedua-dua transaksi ini memerlukan penjanaan e-invois yang disahkan oleh portal kerajaan dan dikongsi dengan pembeli—pendekatan untuk transaksi B2C berbeza dengan ketara. 

Dalam senario B2C, proses penjanaan e-invois bergantung pada sama ada pembeli membuat permintaan atau tidak.

Blog ini meneroka e-invois B2C di Malaysia yang memperincikan proses penjanaan e-invois dan kerumitan yang terlibat.

Transaksi dan Penginvoisan B2C

Transaksi B2C (Niaga ke Pengguna) melibatkan penjualan barangan atau perkhidmatan secara terus daripada perniagaan kepada pengguna individu. Transaksi ini merupakan proses biasa dalam peruncitan, e-dagang, hospitaliti dan industri lain dengan pengguna akhir sebagai pasaran utama.

Buat masa ini, kedai, platform e-dagang dan saluran runcit lain menjana invois menggunakan sistem komputer atau sistem POS (Point of Sale) dan berkongsi invois tersebut sama ada sebagai salinan cetak atau dalam format digital melalui e-mel. Butiran yang terkandung dalam e-invois B2C biasanya kurang terperinci berbanding dengan e-invois B2B (Niaga ke Niaga) kerana butiran yang disertakan biasanya tidak merangkumi maklumat pembeli yang terperinci.

E-Invois B2C di Malaysia

E-invois B2C di Malaysia kini diwajibkan sebagai sebahagian daripada inisiatif e-invois kerajaan yang lebih luas. 

1. Skop: E-invois B2C meliputi transaksi antara perniagaan (Pembekal) dengan pengguna akhir (Pembeli). Transaksi ini biasanya melibatkan bekalan untuk kegunaan seperti barangan runcit, bil utiliti, pembelian e-dagang dan pembelian runcit.
2. Keperluan: Pembekal bertanggungjawab untuk mengeluarkan e-invois bagi semua transaksi B2C. E-invois ini berfungsi sebagai bukti pendapatan untuk pembekal dan harus digunakan oleh pembeli untuk tuntutan dan pembayaran balik sebagai bukti perbelanjaan.
3. Pengecualian: Pengguna akhir tertentu dan perniagaan tertentu mungkin tidak memerlukan e-invois untuk transaksi B2C jika e-invois tidak diperlukan sebagai bukti perbelanjaan. Walau bagaimanapun, kewajipan untuk mengeluarkan e-invois kekal dengan Pembekal.
4. Garis Masa Pelaksanaan: E-invois B2C serta jenis transaksi lain akan mengikut pelan pelaksanaan berperingkat yang ditetapkan oleh Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDN). Fasa pertama bermula dari 1 Ogos 2024.

Proses e-Invois B2C

Pada masa ini, Pembekal mengeluarkan resit dan invois dalam bentuk salinan bercetak dan/atau salinan elektronik (contohnya, melalui e-mel) kepada pembeli untuk mendokumenkan transaksi. Selepas melaksanakan e-invois, Pembekal diwajibkan mengeluarkan e-invois untuk semua transaksi. 

Untuk membantu Pembekal mematuhi keperluan e-invois dan meringankan beban Pembekal dan Pembeli, LHDN membenarkan Pembekal untuk menggabungkan transaksi bulanan dengan Pembeli yang tidak memerlukan e-invois dalam satu e-invois yang digabungkan.

Oleh itu, terdapat dua proses berbeza untuk penjanaan e-invois B2C.

Senario 1: Pembeli Meminta e-Invois.

Apabila pembeli meminta e-invois untuk transaksi yang dijalankan di kedai atau pada platform e-dagang

1. Pembekal mendapatkan pengesahan daripada Pembeli jika e-invois diperlukan.
2. Selepas pengesahan, Pembeli memberikan maklumat yang diperlukan untuk pengeluaran e-invois kepada Pembekal.
3. Butiran yang diperlukan termasuk (jadual terperinci disediakan selepas bahagian ini)
   • Nama penuh pembeli (seperti dalam Dokumen rasmi)
   • Nombor Pengenalan Pembayar Cukai (TIN) atau nombor pendaftaran/pengenalan/pasport Pembeli 
   • Alamat kediaman Pembeli
   • Nombor hubungan Pembeli
   • Nombor pendaftaran SST Pembeli (jika berkenaan)
4. Pembekal melengkapkan medan e-invois yang tinggal, termasuk butiran penerima penghantaran jika perlu.
5. Pembekal mengeluarkan e-invois mengikut aliran kerja e-invois am. Bergantung pada keperluan, pembekal boleh menggunakan Portal MyInvois atau penyepaduan API.
6. Pembeli mengesahkan e-invois yang dijana.

E-invois yang disahkan berfungsi sebagai bukti perbelanjaan Pembeli untuk tujuan cukai.

Senario 2: Pembeli Tidak Memerlukan e-Invois.

Apabila pembeli tidak memerlukan e-invois, bekalan boleh menggabungkan semua transaksi dan menjana satu e-invois tunggal setiap bulan. Berikut ialah cara proses itu berfungsi.

1. Pembekal mengeluarkan resit biasa kepada Pembeli mengikut amalan perniagaan semasa.
2. Resit ini tidak perlu diserahkan untuk pengesahan LHDN kerana resit ini bukan e-invois.
3. Pembekal mengumpulkan transaksi dengan Pembeli yang tidak memerlukan e-invois setiap bulan.
4. E-invois yang digabungkan ini diserahkan kepada LHDN dalam tempoh tujuh (7) hari kalendar selepas bulan berakhir.

LHDN telah menyediakan garis panduan lanjut untuk e-invois yang digabungkan, termasuk:

• Meringkaskan setiap resit sebagai item baris yang berasingan.
• Menyenaraikan resit dalam urutan nombor resit berterusan.
• Membenarkan cawangan atau lokasi menyerahkan e-Invois yang digabungkan.
• Pembekal boleh membahagikan resit kepada beberapa e-invois yang digabungkan untuk memenuhi keperluan ini.

Nota: Penggabungan hendaklah dilakukan mengikut format dan peraturan yang ditetapkan oleh LHDN. Berikut ialah contoh penggabungan.

Pengecualian
Sila ambil perhatian bahawa penggabungan tidak terpakai pada e-invois bil kendiri kecuali dalam keadaan bil kendiri berikut:

• Pemerolehan barangan atau perkhidmatan daripada pembayar cukai individu yang tidak terlibat dalam aktiviti perniagaan.
• Pembayaran faedah kepada orang ramai tanpa mengira perniagaan atau individu.

Untuk mengoptimumkan prestasi Sistem MyInvois, terdapat had yang dikenakan:

• Saiz maksimum 5MB bagi setiap penyerahan.
• Maksimum 100 e-invois bagi setiap penyerahan.
• Saiz maksimum 300KB bagi setiap e-invois.

Butiran Pembeli yang Diperlukan untuk Penjanaan E-Invois

Apabila pembeli meminta e-invois, pembeli perlu menyerahkan butiran berikut untuk penjanaan e-invois.

Cabaran e-Invois B2C

Melaksanakan e-Invois Niaga ke Pengguna (B2C) menimbulkan beberapa cabaran untuk memastikan operasi yang lancar dan pematuhan oleh perniagaan. Berikut adalah beberapa cabaran utama:

1. Jumlah Transaksi yang Tinggi: Perniagaan B2C sering berurusan dengan jumlah transaksi yang tinggi dan menyukarkan proses untuk menjana, mengesahkan dan mengurus e-invois dengan cekap untuk setiap jualan individu. Jumlah transaksi yang banyak boleh menjejaskan sumber dan sistem.
2. Kelewatan Pengebilan Di Kaunter: Dalam senario pelanggan membuat pembelian di kaunter, kelewatan dalam mengeluarkan e-invois boleh berlaku disebabkan pertukaran butiran yang diperlukan dan proses pengesahan. 
3. Berbilang Saluran, Kedai dan Terminal: Perniagaan yang beroperasi dengan berbilang saluran, kedai dan terminal menghadapi kerumitan dalam menggabungkan semua jualan dan menjana e-invois untuk setiap jualan. Setiap saluran mungkin mempunyai sistem atau perisian pengebilan sendiri dan menggabungkan data daripada sumber yang berbeza menambahkan satu lagi kerumitan.
4. Pengesahan dan Penolakan oleh Pembeli: Pembeli boleh menolak e-invois selepas membuat pengesahan dengan membandingkan e-invois dengan rekod mereka sendiri yang menyebabkan kitaran yang lebih panjang untuk penjanaan e-invois.

Bagaimanakah ClearTax Boleh Membantu Proses e-Invois B2C di Malaysia?

ClearTax membolehkan perniagaan menyepadukan sistem mereka dengan sistem MyInvois dengan lancar untuk penjanaan e-invois yang automatik dan bebas daripada ralat.

ClearTax menawarkan ciri unik yang disesuaikan untuk e-invois Niaga ke Pengguna (B2C)

1. Penyepaduan Pelbagai Saluran Jualan: ClearTax merupakan pakar dalam menyepadukan pelbagai saluran jualan, kedai dan terminal serta memastikan ketepatan 100% dalam e-invois. ClearTax boleh menggabungkan setiap jualan dengan berkesan untuk e-invois yang tepat walaupun perniagaan anda beroperasi merentasi platform atau lokasi fizikal yang berbeza.
2. Portal Pembeli: ClearTax menyediakan portal dan aplikasi web khusus untuk pembeli yang membolehkan pembeli memasukkan butiran dan menjana e-invois secara bebas. Ciri inovatif ini mempercepatkan proses pengebilan di kaunter, mengurangkan masa menunggu giliran dan meningkatkan keseluruhan pengalaman pelanggan.