Facturation Électronique en Belgique : Applicabilité, Limites, Lignes Directrices et Date d’Entrée en Vigueur

En l'Union européenne, la facturation électronique s’est vue largement adoptée, on doit cela notamment aux efforts de standardisation visant à lutter contre la fraude à la TVA et à améliorer l'efficacité fiscale. La Belgique a été proactive dans son adoption de la facturation électronique et, avec une nouvelle législation qui rendra obligatoire la facturation électronique structurée (parfois dit e-Invoicing) pour la plupart des entreprises d'ici janvier 2026

il est crucial que les entreprises belges comprennent les implications, les avantages et les exigences de cette transition. Cet article fournit une vue d'ensemble détaillée de la facturation électronique en Belgique, depuis son historique et son cadre réglementaire jusqu'aux calendriers d’entrée en vigueur, aux exigences de conformité, ainsi qu'aux avantages et aux défis auxquels les entreprises peuvent être confrontées.​

Qu'est-ce que la Facturation Électronique ?

La facturation électronique, ou e-Invoicing, est le processus d'émission, d'envoi, de réception et de traitement des factures par voie électronique, ou dématérialisée, dans un format numérique structuré, généralement via un réseau standardisé comme Peppol. Contrairement aux factures papier traditionnelles ou aux factures PDF non structurées, les factures électroniques structurées sont formatées de sorte à permettre un traitement entièrement automatisé, réduisant ainsi l'intervention humaine et les erreurs.​

En Belgique, la facturation électronique s’aligne sur la norme européenne EN16931, qui définit les éléments nécessaires aux factures électroniques et leur structure, les rendant compatibles avec les systèmes à travers l'Union européenne. Cette norme est essentielle pour assurer l'interopérabilité transfrontalière et vient soutenir un échange fluide des factures entre les entreprises et les autorités publiques.

Calendrier d’Entrée en Vigueur de la Facturation Électronique en Belgique

Voici le calendrier d’entrée en vigueur de la facturation électronique en Belgique, mettant en évidence les dates clés et les mandats pour les implémentations B2B et B2G :

Le Processus de Facturation Électronique en Belgique

Le processus de facturation électronique en Belgique fait appel au réseau Peppol, qui prend en charge un échange numérique structuré et sécurisé des factures. Les entreprises doivent utiliser des logiciels compatibles avec Peppol pour envoyer et recevoir des factures, qui sont transmises via la plateforme Mercurius  (le portail officiel belge de facturation électronique).​

Pour les transactions B2B, la facturation électronique est facilitée via le réseau Peppol et est simple :

1. Création de la Facture : Les entreprises génèrent une facture électronique structurée conformément aux normes Peppol BIS 3.0.​
2. Envoi via Peppol : La facture est envoyée via le réseau sécurisé de Peppol au système du destinataire.​
3. Traitement Automatique : Le système du destinataire traite automatiquement la facture, facilitant leur approbation et paiement.​
4. Archivage : Les factures sont archivées comme le veut la loi, avec la plateforme Mercurius permettant leur suivi et traçabilité.

Modèle de Facturation Électronique de la Belgique

Le modèle de la Belgique pour la facturation électronique est dit "agnostique en termes de plateforme", ce qui signifie que les entreprises peuvent utiliser tout logiciel respectant le cadre Peppol. Peppol assure l'interopérabilité, permettant aux fournisseurs et acheteurs d'échanger des factures sans problème. Le gouvernement fédéral belge soutient cette approche via Mercurius, qui sert de hub central aux factures électroniques destinées aux autorités publiques.

Composants Clefs

• Plateforme Mercurius : Le "centre de tri" des factures électroniques du secteur public belge. Mercurius facilite la transmission sécurisée et permet une facturation manuelle et automatisée.
• Réseau Peppol : Un réseau standardisé qui assure la compatibilité et l'échange de données structurées.​
• Conformité à la Norme EN16931 : L'adhésion de la Belgique à la norme européenne de facturation électronique pour promouvoir l'interopérabilité au sein de l'UE.

Portée de la Facturation Électronique en Belgique

Le mandat de facturation électronique de la Belgique affecte différents types de transactions :

• B2G (Business to Government): Tous les marchés publics.
• B2B (Business to Business):  Obligatoire pour les entités inscrite à la TVA en Belgique, à l'exception des entreprises effectuant des opérations exonérées de TVA telles que les soins médicaux non esthétiques, les services socio-culturels, les services financiers, l'éducation et certains transports (par exemple, pour les malades ou les personnes handicapées) conformément à l'Article 44 du Code de la TVA.
• Facturation Internationale : Autorisée avec le consentement du destinataire, avec Peppol servant souvent de réseau de choix.

Qui Doit se Conformer à la Facturation Électronique en Belgique ?

Le mandat s'applique à :

• Toutes les Entreprises Enregistrées à la TVA : Obligation d'émettre des factures électroniques structurées d'ici janvier 2026.
• Fournisseurs du Secteur Public : Obligation de recourir à la facturation électronique pour les transactions B2G dans le cadre de contrats d'une valeur supérieure à 3 000  €.

Exonérations de la Facturation Électronique en Belgique

From 1 January 2026, structured electronic invoicing is mandatory for most B2B transactions involving Belgian VAT-registered enterprises. Exemptions include:

À partir du 1ᵉʳ janvier 2026, la facturation électronique structurée sera obligatoire pour la plupart des transactions B2B qui impliqueraient des entreprises enregistrées à la TVA en Belgique. On comptera, tout de même, des exonérations :

Transactions B2C : Non requises pour les biens ou services à usage privé.

Marchés Publics de Faible Valeur : Obligatoire uniquement pour les marchés publics de plus de 3 000 €.

Exonérations Spécifiques en B2B :

• Entreprises en faillite.
• Entreprises bénéficiant d’une exonération de TVA en vertu de l’article 44.
• Entreprises non-résidentes, sans établissement permanent.
• Entreprises relevant du régime forfaitaire, jusqu’au 1ᵉʳ janvier 2028.

Les Avantages de la Facturation Électronique en Belgique

La transition vers la facturation électronique s’accompagne de son lot de bénéfices :

• Réduction des Coûts : La facturation électronique élimine les frais liés au papier, à l’impression et à l’envoi de courriers. L’automatisation réduit les erreurs, limite les coûts de correction et libère des ressources. 
• Automatisation des Processus et Efficacité : L’automatisation réduit les tâches manuelles, accélère les flux de travail et diminue le temps de traitement. Une validation plus rapide des factures améliore la productivité et optimise les ressources. 
• Amélioration de la Trésorerie : Des délais de paiement plus courts garantissent un meilleur flux de trésorerie pour les fournisseurs, tandis que les acheteurs peuvent bénéficier d’escomptes pour paiement anticipé. 
• Conformité, Sécurité et Transparence Augmentées : La facturation électronique garantit des transactions sécurisées et traçables, avec une piste d’audit claire, réduisant la fraude et assurant la conformité aux normes réglementaires. 
• Bénéfices Environnementaux : La réduction de l’utilisation de papier permet de limiter l’empreinte carbone liée à la production et au transport.

Règles Techniques Applicables à la Facturation Électronique

Pour assurer la validité et la fiabilité des factures électroniques, règles techniques doivent être respectées de l’émission à la conservation :

• Modification des Factures : Toute correction doit renvoyer à la facture originale et suivre le même format électronique que cette dernière.
• Authenticité de l’Origine : La facturation électronique doit confirmer l’identité de l’émetteur. L’authenticité doit être garantie par les deux parties (émetteur et récepteur).
• Maintien de l’Intégrité du Contenu : Les détails des factures doivent rester inchangés et respecter les normes de la directive TVA.
• Lisibilité : Les factures devront pouvoir rester accessibles et lisibles pendant toute la période de conservation, avec des données claires et exploitables pour la TVA.
• Piste d’Audit : Un lien direct entre une facture et la transaction concernée doit être établi, en utilisant des documents tiers, des registres fournisseurs ou des contrôles internes pour garantir l’exactitude des données.

Comment Préparer Votre Entreprise à l’Adoption de la Facturation Électronique Obligatoire ?

Les entreprises doivent prendre des mesures spécifiques pour se conformer aux exigences belges en matière de facturation électronique :

• Évaluez les Systèmes Existants : Vérifiez si votre logiciel de comptabilité ou ERP est compatible avec le réseau Peppol et respecte la norme européenne EN16931. Veillez à ce qu’il puisse interagir avec Mercurius, la plateforme dédiée aux transactions avec le secteur public. 
• Choisissez un Logiciel Compatible : Sélectionnez un logiciel conforme Peppol, figurant sur la liste des solutions validées par les autorités belges. Vérifiez que votre fournisseur prévoit la prise en charge de Peppol BIS 3.0 avant janvier 2026. 
• Intégrez les Systèmes Internes (pour les Grandes Entreprises) : Assurez une liaison entre vos services informatiques et financiers et les plateformes Peppol et Mercurius pour fluidifier les échanges de données. Si besoin, faites appel un prestataire certifié pour assurer la conformité aux exigences belges. 
• Mettez en Place des Contrôles Internes : Établissez des procédures de validation garantissant l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures. Implémentez des flux d’approbation automatisés et créez une piste d’audit fiable pour la TVA. 
• Formez le personnel : Offrez une formation sur le réseau Peppol et l’utilisation de Mercurius si vous effectuez des transactions B2G. 
• Collaborez avec Fournisseurs et Clients : Vérifiez avec vos partenaires commerciaux qu’ils sont prêts à émettre et recevoir des factures électroniques. Établissez des accords d’auto-facturation le cas échéant, en veillant à respecter le format structuré requis.

Les Défis Posés par la Facturation Électronique pour les Entreprises en Belgique

Malgré ses avantages, la facturation électronique pose certains problèmes :

• Mises à Jour Techniques : Les entreprises risquent d'être confrontées à des coûts de mise à niveau initiale des systèmes.
• Période d'Adaptation : Les petites entreprises pourraient avoir besoin de temps pour s'adapter aux nouveaux formats de facturation.
• Complexité de Conformité : La compréhension et le respect des exigences en matière de données structurées pourraient exiger une formation et une adaptation.

Comment ClearTax Peut Aider Votre Entreprise Avec la Facturation Electronique en Belgique ?

ClearTax propose une solution complète de facturation électronique qui simplifie la conformité et optimise le processus de facturation électronique pour les entreprises en Belgique. 

• Fournisseur de Solutions de Facturation Electronique de Bout En Bout : ClearTax propose une solution complète de facturation électronique, qui couvre l’ensemble du processus, de la génération des factures à leur soumission, et garantissant ainsi la conformité aux exigences belges en matière de facturation électronique structurée.
• Intégration aux Systèmes Gouvernementaux de Facturation Electronique : ClearTax connecte votre entreprise à l’infrastructure gouvernementale belge de facturation électronique, et ce en toute fluidité, y compris au réseau Peppol et à la plateforme Mercurius, facilitant ainsi les transactions B2G.
• Prestataire Certifié Peppol :  En tant que fournisseur certifié Peppol, ClearTax garantit la conformité de vos factures aux normes EN16931, assurant des échanges fluides et sécurisés, tant avec les clients locaux qu’internationaux.
• Portail Web Pour La Génération Et Le Suivi Des Factures Electroniques En Masse : Notre interface intuitive permet aux entreprises de générer des factures électroniques en masse, de suivre leur statut en temps réel et de les gérer à grande échelle, grâce à des fonctionnalités avancées de raports et d’analyse.
• Conformité Totale à la Réglementation Belge sur la Facturation Electronique : ClearTax garantit 100 % de conformité avec les obligations de facturation électronique belges, en assurant le respect des exigences en TVA, de la syntaxe et des délais réglementaires, pour une mise en conformité sans effort.
• Suivi Automatisé du Statut des Factures et Archivage Sécurisé : Avec ClearTax, les entreprises peuvent suivre facilement les factures émises, recevoir des notifications en temps réel et archiver leurs documents en toute sécurité, en respectant les exigences de conservation et d’audit fiscal.
• Rapports Détaillé et Assistance aux Audits :  Les outils de rapports de ClearTax offrent une transparence totale sur le traitement des factures, facilitant la gestion de la déclaration de TVA, la maintenance d’une piste d’audit fiable et la génération de rapports fiscaux détaillés.
• Sécurité Renforcée et Protection des Données : ClearTax met un point d’honneur sur la sécurité des données au premier plan, garantissant la conformité avec les réglementations européennes en matière de protection des données grâce à un chiffrement avancé et un contrôle d’accès strict pour les informations financières sensibles.

Conclusion

Passer à la facturation électronique obligatoire en Belgique marque une étape significative vers la numérisation des transactions financières, le renforcement de la conformité et la promotion de l'efficacité dans les secteurs public et privé. La facturation électronique structurée (ou e-invoicing) devenue obligatoire pour les transactions B2G en mars 2024 et qui le sera pour la quasi-totalité des transactions B2B en janvier 2026, les entreprises belges se doivent de s'y préparer en optant pour des systèmes et des processus compatibles qui répondent aux normes Peppol.

Cette transition, bien qu'offrant des avantages considérables en termes de réduction des coûts, d'automatisation des processus et de conformité, exige des entreprises qu'elles adaptent leurs systèmes internes, qu'elles forment leur personnel et qu'elles mettent en place des contrôles solides. 

La solution proposée par ClearTax permettra néanmoins aux entreprises de se conformer en douceur à ces exigences réglementaires, en respectant de bout en bout les règles belges en matière de facturation électronique.