تخزين، أرشفة و تدقيق البيانات بموجب لوائح الفوترة الإلكترونية

قامت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بتنفيذ أحكام الفواتير الإلكترونية، اعتباراً من 4 ديسمبر 2021. يُطلب من الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية المسجلين حالياً امتثالا للهيئة بموجب ضريبة القيمة المضافة في المملكة العربية السعودية. هذه المقالة تشرح اللوائح المتعلقة بمتطلبات تخزين و أرشفة البيانات بموجب هذه الأحكام الجديدة.

معنى تخزين وأرشفة البيانات

يرتبط تخزين و أرشفة البيانات بشكل عام بتخزين المستندات والمعلومات بحيث يمكن استخدامها كمرجع في المستقبل من حيث الفواتير الإلكترونية، فإنه يشير إلى تخزين الفواتير الإلكترونية والملاحظات المرتبطة بها. يُطلب من الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية تخزين هذه الفواتير للامتثال للمتطلبات المنصوص عليها في لوائح الفوترة الإلكترونية الجديدة التي تنفذها الهيئة.

من المناسب ضمان التخزين والأرشفة للفواتير الإلكترونية التي تم إصدارها لأن ذلك يساعد في الرجوع إليها في المستقبل في حالة وجود أي نزاعات ودعاوى قضائية.

لوائح الفوترة الإلكترونية في المرحلة الأولى

قامت الهيئة بصياغة متطلبات تفصيلية لحفظ سجلات الفواتير الإلكترونية والملاحظات المرتبطة بها بموجب لوائحها وأدلة التنفيذ. دعونا نلقي نظرة عليها بالتفصيل:

1. يجب على الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية تخزين البيانات في خادم محلي مخصص داخل أماكن عملهم أو عبر الإنترنت من خلال متجر سحابي. يجب أن تكون هذه المخازن السحابية متوافقة و متطابقة مع الحل التقني المستخدم لإصدار الفواتير الإلكترونية. علاوة على ذلك، يجب أن تمتثل للقوانين واللوائح في المملكة العربية السعودية.
2. إذا كانـت البيانـات مسـتضافة علـى خـادم سـحابي، فيجـب أن تكـون متاحـة مـن خلال رابـط مباشـر يمكـن للهيئـة الوصـول لهـا فـي أي وقـت.
3. يجــب أن يكــون الحــل التقنــي المسـتخدم قــادر علــى السماح للأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية بتصدير فواتيرهم وحفظها فـي نظـام أرشفة خارجـي.
4. يجب أن تتبع كل فاتورة مخزنة مصطلح التسمية: رقــم تسـجيل ضريبة القيمة المضافة + الطابع الزمني (التاريــخ والوقـت عنــد وقــت إصــدار الفاتورة) + الرقم المرجعي للفاتورة.
5. يُطلب من الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية أيضاً الامتثال للمتطلبات الإضافية المتعلقة بتخزين البيانات على خادم سحابي محدد من قبل الهيئة الوطنية للأمن السيبراني وأي لوائح أو ضوابط أخرى سارية.

أهمية تخزين وأرشفة البيانات للتدقيق

يخضع الأشخاص الخاضعين للضريبة بشـكل عـام ومـن ضمنهم الخاضعين لأحكام لائحة الفوتـرة الإلكترونية للتدقيـق مـن قبـل الهيئـة. فـي مثـل هـذه الحالات، يجـب علـى الخاضـع للضريبـة التعـاون مـع مدققي الهيئــة وتزويدهم بجميــع البيانـات المطلوبة ليتمكنوا مــن التحقيــق مــن امتثــال المكلفيــن للمتطلبــات المذكــورة فــي لوائــح ضريبـة القيمة المضافة ولوائح الفوتــرة الإلكترونية والقرارات الأخرى ذات الصلة. وتزويــد مدققي الهيئــة بالفاتورة الإلكترونية المؤرشفة والإشعارات المرتبطة بهــا. وبالتالي، يجب على الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية التأكد من تخزين و أرشفة بيانات الفواتير الإلكترونية بشكل صحيح؛ خلاف ذلك، قد يستدعي ذلك تداعيات خطيرة، لا سيما أثناء عمليات التدقيق الضريبي من قبل الهيئة.

الصعوبات و المشكلات الشائعة في تخزين وأرشفة البيانات

قد يواجه الأشخاص الخاضعون للائحة الفوترة الإلكترونية تحديات وصعوبات، خاصة في الأيام الأولى للتنفيذ. فيما يلي بعض المشكلات الشائعة التي يواجهها الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية:

1. قد يجد الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية صعوبة في تصدير الفواتير الإلكترونية للتخزين في حالة عمليات الإصدار المتراكمة. قد يكون هذا بسبب عدم كفاية قدرة الحل التقني للفواتير الإلكترونية للتعامل مع الفواتير المتراكمة. وبالتالي، يحتاج الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية إلى التأكد من أن الحل التقني للفواتير الإلكترونية سوف يكون قادراً على التعامل مع الفواتير المتراكمة.
2. يحتاج الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية إلى التأكد من حصولهم على وصول غير منقطع إلى الحلول التقنية للفواتير الإلكترونية والخدمات السحابية عبر الإنترنت من أجل أداء المهام بسلاسة. وبالتالي، يجب أن تكون البنية الأساسية للشبكة قوية بما فيه الكفاية، ويجب أن يكون لدى الجهات أيضاً مرافق احتياطية.
3. قد يواجه الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية تهديدات خطيرة من عمليات الاحتيال عبر الإنترنت والاختراقات الإلكترونية. وبالتالي، يجب أن يكون لديهم جدران حماية قوية وبرامج مكافحة فيروسات مثبتة في أنظمتهم.

الحل الوحيد للمشكلة المذكورة أعلاه هو مساعدة مزود خدمة تابع لجهة خارجية لإدارة عملية تخزين وأرشفة بيانات الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية. ومع ذلك، حتى بعد الاستعانة بمصادر خارجية لعملية إصدار الفاتورة لطرف ثالث، سوف يظل الشخص الخاضع للائحة الفوترة الإلكترونية مسؤولاً عن أي انتهاكات أو عدم امتثال.