الاعتبارات الرئيسية للشركات لاختيار الحل التقني للفواتير الإلكترونية في المملكة العربية السعودية

سوف يتم تنفيذ المرحلة الأولى من الفواتير الإلكترونية في المملكة العربية السعودية اعتباراً من 4 ديسمبر 2021. يجب على الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية اختيار حل تقني أو نظام للفوترة الإلكترونية يتوافق مع لوائح ضريبة القيمة المضافة في المملكة العربية السعودية. تشرح هذه المقالة الاعتبارات الرئيسية للشركات أثناء اختيار الحل التقني للفواتير الإلكترونية في المملكة العربية السعودية.

عملية ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية بشكل سلس مع أنظمة العملاء/الموردين 

بمجرد إنشاء الفاتورة الإلكترونية مع التفاصيل المطلوبة بتنسيق مناسب، يجب على المورد نقل بيانات الفاتورة إلكترونياً إلى أصحاب المصلحة، أي العملاء و السلطات الضريبية. يجب أن يتم ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية من خلال واجهات برمجة التطبيقات، مما يجعل ذلك سهل الحفاظ على هذه الأنظمة الآلية و تتم المعالجة بشكل آمن. أيضاً، يحتاج الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية إلى حل تقني لإدارة وتخزين الفواتير الإلكترونية التي يتلقونها من الموردين ومقدمي الخدمات.

تحديد الخضوع للضريبة على التوريدات (الخاضعة للضريبة، المعفية من الضريبة، خاضعة بنسبة الصفر،  خارج نطاق لائحة الفوترة الإلكترونية) ومعدل ضريبة القيمة المضافة المعمول به.

يجب على الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية تحديد الخضوع للضريبة ومعدل ضريبة القيمة المضافة المطبق لكل خط سلعة و ضريبة القيمة المضافة المحسوبة وفقاً للقواعد لكل توريد خارجي. لذلك، يجب أن يسمح الحل التقني للفوترة الإلكترونية المعتمد للمستخدمين بإجراء التغييرات اللازمة عندما يكون هناك تعديل في قواعد و معدلات ضريبة القيمة المضافة.

فواتير ضريبة القيمة المضافة 

من المفروض أن الموردين المسجلين في ضريبة القيمة المضافة يجب أن يقدموا فواتير إلكترونية لتوثيق الإيرادات و المعلومات الضريبية على جميع المبيعات الخاضعة للضريبة. يجب أيضاً إنتاج إشعارات دائنة و مدينة من أجل التعديلات والتصحيحات، مع تفصيل التعديلات والتصحيحات التي تم إجراؤها. يجب أن يسهل الحل التقني للفواتير الإلكترونية إنشاء و إصدار هذه المستندات للعملاء في غضون المهلة المحددة أو على أساس خاص. 

إدارة حساب ضريبة الدخل 

يفرض نظام ضريبة القيمة المضافة في المملكة العربية السعودية ضريبة القيمة المضافة على بيع السلع والخدمات ، أي الناتج من ضريبة القيمة المضافة وخصم ضريبة القيمة المضافة المدفوعة على السلع أو الخدمات المشتراة من الموردين المسجلين كضريبة الدخل. ومن ثم، يجب أن يلتزم الحل التقني للفوترة الإلكترونية بقواعد تحديد قابلية تطبيق ضريبة الدخل وبشروط الاستحقاق.

شكوى رمز الاستجابة السريعة 

يجب أن يكون الحل التقني قادراً على إنشاء رمز الاستجابة السريعة. بالنسبة للفواتير الإلكترونية القياسية، لا يوجـد متطلبات على الشخص الخاضع للائحة الفوترة الإلكترونية. ولكـن يتـم إنشـاء رمز الاستجابة السريعة بواسـطة الحلـول التقنيـة للمكلفين وتقوم بوابـة الهيئـة بتحديـث الرمـز أثنـاء عمليـة الاعتماد. سـيقوم الحـل التقنـي بتضمين رمز الاستجابة السريعة بعـد ذلـك ليتـم عرضـه علـى الفاتـورة المقـروءة.

بالنسبة للفواتير الإلكترونية المبسطة، يجب إنشاء رمز الاستجابة السريعة من قبل الشخص الخاضع للائحة الفوترة الإلكترونية، بما في ذلك الفاتورة الأساسية ومعلومات الشخص الخاضع للائحة الفوترة الإلكترونية أثناء المرحلة الثانية. 

التوافق مع أنظمة الفواتير الإلكترونية

تنص لوائح الفوترة الإلكترونية على أن الحل التقني للفوترة الإلكترونية يجب أن يكون متصلاً بالإنترنت. يجب أن يتصل بواجهة برمجة تطبيقات التي نُشرت من قبل الهيئة لمشاركة الفواتير معها للاعتماد / الإرسال، حسب الحالة. يجب على الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية استخدام أي من الحلول التقنية التالية: 

• تسجيل النقدية (كاشير) متصل بالإنترنت 
• برنامج تخطيط الموارد المؤسسية 
• حلول التجارة الإلكترونية 
• تسجيل النقدية (الكاشير) الافتراضي 
• الحلول السحابية 
• سجلات النقد الإلكترونية المتصلة بشبكة 

تقديم إقرار ضريبة القيمة المضافة 

يحتوي كل نظام لضريبة القيمة المضافة على مواصفات واضحة بشأن تقديم إقرارات ضريبة القيمة المضافة بشكل دوري، والتفاصيل الواجب الإبلاغ عنها وكيفية تحويل ضريبة القيمة المضافة. بالنسبة للأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية الكبار مثل البنوك، يجب أن ينشئ الحل التقني للفوترة الإلكترونية التفاصيل المطلوبة لتقديم إقرارات ضريبة القيمة المضافة. 

حفظ السجلات 

يجب أن يتيح الحل التقني إمكانية التخزين الآمن للفواتير التاريخية والبيانات الأساسية  تسهيل استرجاعها أثناء عمليات التدقيق. 

الحماية 

في هذا العصر الرقمي، توجد نسبة كبيرة لحصول تهديدات رقمية. يجب أن يكون الحل التقني آمنًا لمنع التغييرات غير المصرح بها للقواعد، البيانات، التقارير أو الوظائف الأخرى. يجب أن يمنع الحل التقني المطابق للمواصفات والمتطلبات الوظائف التالية: 

• الوصول من غير تسجيل الدخول
• كلمة المرور الافتراضية 
• عدم وجود إدارة جلسة المستخدم 
• السماح بتعديل أو حذف الفواتير الإلكترونية أو الإشعارات الإلكترونية الصادرة 
• السماح بتعديل أو حذف السجل 
• إصدار الفواتير أو الإشعارات الإلكترونية بأختام زمنية غير صحيحة 
• إصدار سجل الفواتير الإلكترونية أو الإشعارات الإلكترونية بدون تسلسل 
• إعادة تعيين أو إعادة ضبط عداد الفواتير الإلكترونية أو الإشعارات الإلكترونية 
• السماح بإصدار أكثر من تسلسل واحد للفواتير و الإشعارات 
• تغيير وقت الحل التقني 
• استخراج أو نقل المفتاح الخاص بختم التشفير 

القدرة على الحصول على آخر التغييرات في القانون والامتثال 

قد تقدم هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لوائح امتثال جديدة من وقت لآخر. يجب على البنوك اختيار الحل التقني المطابق للمواصفات والمتطلبات الذي يمكن دمجه مع الحل التقني لضريبة القيمة المضافة الحالي من خلال ضمان الحد الأدنى من الاضطرابات للأنظمة الأساسية وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات. يجب أيضًا أن تمكّن أنظمة ضريبة القيمة المضافة والفوترة الإلكترونية من استيعاب معظم التغييرات باستثناء البيانات الرئيسية المفقودة من الأنظمة المضادة للمسار.