Wie Spanien die E-Rechnung zwischen Unternehmen einführt

Gilt die E-Rechnung in Spanien schon? Für Rechnungen zwischen Unternehmen noch nicht. Spanien führt sie schrittweise ab Oktober 2027 ein, zuerst für Unternehmen mit hohem Vorjahresumsatz. Daneben gibt es unter dem Namen VeriFactu eine zweite Regel, die Rechnungssoftware betrifft und nach eigenem Zeitplan läuft. Dieser Artikel nimmt beide Pflichten auseinander und zeigt, was sie für deutsche Unternehmen bedeuten, die nach Spanien liefern, dort einkaufen oder eine Gesellschaft haben.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Zwei getrennte Pflichten. Die B2B-E-Rechnungspflicht regelt Format und Austausch der Rechnung, VeriFactu die Rechnungssoftware.
• Erster Stichtag 6. Oktober 2027 für Unternehmen mit mehr als 8 Mio. Euro Umsatz im Vorjahr, alle übrigen folgen am 6. Oktober 2028.
• Für VeriFactu gelten rechtlich der 1. Januar 2027 und der 1. Juli 2027. Eine Verschiebung auf Oktober 2028 ist nur angekündigt.
• Erfasst sind Rechnungen an Unternehmen mit Sitz oder Betriebsstätte in Spanien, wenn nach spanischem Recht eine Rechnung auszustellen ist.

Was ist die E-Rechnungspflicht in Spanien?

In Spanien werden Unternehmen und Selbstständige künftig verpflichtet, im Geschäft untereinander E-Rechnungen auszustellen, zu versenden und zu empfangen. Außerdem müssen Aussteller und Empfänger den Status der Rechnung melden.

Die Pflicht geht auf das Gesetz „Crea y Crece“ (Ley 18/2022) zurück. Die Ausführungsverordnung Real Decreto 238/2026 ist inzwischen erlassen. Die Pflicht ist damit beschlossen und greift gestaffelt.

Die Regelung soll vor allem den Zahlungsverzug eindämmen. Deshalb wird auch die Zahlung gemeldet. So entstehen verlässliche Daten über die tatsächlichen Zahlungsfristen.

B2B-E-Rechnung und VeriFactu: zwei verschiedene Pflichten

Die B2B-Pflicht betrifft den Austausch der Rechnung zwischen Unternehmen, VeriFactu setzt eine Ebene früher bei der Software des Ausstellers an. Auch bei den erfassten Rechnungen und bei der Rechtsgrundlage unterscheiden sich beide:

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht in Spanien?

Mit der Ministerialverordnung Orden HAC/1028/2026 laufen seit dem 6. Oktober 2026 die Fristen für die B2B-E-Rechnungspflicht. Wann ein Unternehmen an der Reihe ist, hängt von seinem Umsatz im Vorjahr ab. Nach den Terminen der spanischen Steuerverwaltung gelten diese Stichtage:

• 6. Oktober 2027: Unternehmen und Selbstständige mit mehr als 8 Mio. Euro Umsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen und empfangen und den Status sowie die Zahlung melden. In den ersten zwölf Monaten müssen sie jeder E-Rechnung außerdem ein lesbares PDF beifügen, außer der Empfänger nimmt das Originalformat freiwillig und ausdrücklich an.
• 6. Oktober 2028: Alle übrigen Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen und empfangen. Gesellschaften (juristische Personen) müssen ab dann auch Status und Zahlung melden.
• 6. Oktober 2029: Selbstständige und Personengemeinschaften mit höchstens 8 Mio. Euro Umsatz melden Status und Zahlung erst ab diesem Tag.

VeriFactu hat eigene Fristen. Rechtlich verbindlich sind der 1. Januar 2027 für Körperschaftsteuerpflichtige und der 1. Juli 2027 für alle übrigen Pflichtigen.

Das Finanzministerium hat angekündigt, VeriFactu auf Oktober 2028 zu verschieben, wie die Mitteilung des Ministeriums zeigt. Beschlossen ist das noch nicht, rechtlich gelten weiter die Termine 2027.

Für welche Rechnungen gilt die Pflicht?

Die Pflicht gilt für Rechnungen an Unternehmen und Selbstständige in Spanien, wenn drei Dinge zusammenkommen:

• Der Kunde hat in Spanien Sitz, Betriebsstätte oder Wohnsitz.
• Die Leistung geht dorthin.
• Nach spanischem Recht ist eine Rechnung auszustellen.

Stellt der Kunde die Rechnung per Gutschrift selbst aus oder ein Dritter, ist sie ebenfalls erfasst. Verantwortlich bleibt der Leistende.

Rechnungen an Verbraucher und an Kunden ohne Sitz, Betriebsstätte oder Wohnsitz in Spanien, auch innerhalb der EU, fallen nicht unter die B2B-Pflicht. Ausgenommen sind außerdem einfache Kassenbons (vereinfachte Rechnungen).

Was bedeutet das für deutsche Unternehmen?

Ob die Pflicht Ihre Rechnungen trifft, hängt vom Spanien-Geschäft ab:

• Liefern oder leisten Sie ohne Niederlassung nach Spanien, ist Ihre Rechnung in der Regel nicht erfasst. Das gilt, wenn der spanische Kunde die Steuer schuldet und nicht selbst per Gutschrift abrechnet. Weil grenzüberschreitend keine deutsche E-Rechnungspflicht besteht, ist sie auch in Deutschland nicht als E-Rechnung vorgeschrieben.
• Leisten Sie dagegen über eine Betriebsstätte in Spanien an einen Kunden dort, sind Ihre Rechnungen erfasst. Dann trifft Sie die spanische Rechnungspflicht.
• Rechnungen spanischer Lieferanten an Ihr deutsches Unternehmen sind nicht erfasst und dürfen weiter auf Papier oder elektronisch kommen. Leistungen an eine spanische Betriebsstätte Ihres Unternehmens sind dagegen erfasst.
• Ihre eigene Gesellschaft in Spanien, etwa eine SL oder SA (die spanische GmbH oder AG), ist ein eigenes Unternehmen und erfasst, und für die 8-Mio.-Grenze zählt ihr eigener Umsatz. Ihre Rechnungen an Kunden, die nicht in Spanien ansässig sind, fallen nicht unter die Pflicht, auch nicht die an die deutsche Gesellschaft.

Bei Rechnungen in einen anderen EU-Staat gehören zu den Pflichtangaben bei einer Lieferung die USt-IdNr. beider Seiten und der Hinweis auf die Steuerbefreiung. Bei einer Dienstleistung, bei der der Kunde die Steuer schuldet, gehört der Vermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ dazu.

Wie tauschen Unternehmen E-Rechnungen aus?

Spanien lässt Unternehmen zwei Wege für den Austausch von E-Rechnungen offen, die auch kombiniert werden dürfen:

• private Plattformen, also Anbieter, die Rechnungen zwischen Unternehmen übertragen
• die kostenlose Plattform der spanischen Steuerverwaltung (Solución Pública de Facturación Electrónica, kurz SPFE)

Über private Plattformen läuft eine Rechnung zwischen zwei Unternehmen in Spanien so:

1. Ein Lieferant stellt die Rechnung aus und schickt sie über seine private Plattform an den Eingangspunkt seines Kunden. Das ist die Empfangsadresse auf der Plattform des Kunden.
2. Gleichzeitig geht eine originalgetreue Kopie im Format UBL an die staatliche Plattform. Stellt der Lieferant die Rechnung gleich dort aus, entfällt die Kopie.
3. Der Kunde erhält die Rechnung über seine eigene private Plattform. Nutzen beide verschiedene Anbieter, müssen sich die Plattformen auf Wunsch eines Kunden kostenlos miteinander verbinden.

Beim Empfang läuft es automatisch über die staatliche Plattform, wenn nichts anderes vereinbart ist oder kein Eingangspunkt veröffentlicht wurde. Wer über eine private Plattform empfangen will, muss den Eingangspunkt in allen Geschäftsmitteilungen und auf der Website nennen.

Welche Formate sind zulässig?

Ein PDF genügt für die Pflicht nicht. Zulässig sind vier gleichrangige Formate, alle auf dem Datenmodell der europäischen Norm EN 16931:

• UBL
• CII
• EDIFACT
• Facturae, das in Spanien vor allem aus der Rechnungsstellung an Behörden bekannt ist

Auch Nachrichten im Format Peppol BIS, das aus dem Peppol-Netz stammt, sind über private Plattformen zulässig, weil sie UBL nutzen und die Norm EN 16931 erfüllen.

Welches Format zum Einsatz kommt, hängt vom Weg ab. Die staatliche Plattform arbeitet nur mit UBL, und ohne andere Vereinbarung nutzen auch Aussteller und Empfänger untereinander UBL. Rechnungen, die über eine private Plattform laufen, müssen außerdem eine fortgeschrittene elektronische Signatur tragen.

Was muss auf einer spanischen Rechnung stehen?

Das spanische Recht verlangt auf jeder Rechnung diese Angaben, die sich auch als Prüfliste für eingehende Rechnungen eignen:

• fortlaufende Nummer, bei Bedarf mit Serie
• Ausstellungsdatum
• Name oder Firma von Aussteller und Empfänger
• Steuernummer (NIF) des Ausstellers, die des Empfängers nur in bestimmten Fällen
• Anschrift beider Seiten
• Beschreibung der Leistung mit dem Einzelpreis ohne Steuer und allen Rabatten
• Steuersatz
• Steuerbetrag, gesondert ausgewiesen
• Leistungsdatum, falls es vom Ausstellungsdatum abweicht

Schuldet der Kunde die Steuer, gehören die Steuernummer des Empfängers und der Vermerk „inversión del sujeto pasivo“ auf die Rechnung. Die Steuernummer des Empfängers steht außerdem bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen und bei Inlandsumsätzen eines in Spanien ansässigen Ausstellers auf der Rechnung.

Rechnungen aus Software im Anwendungsbereich von VeriFactu tragen zusätzlich einen QR-Code, bei strukturierten E-Rechnungen genügt die Prüfadresse (die Webadresse des Prüfdienstes der Steuerverwaltung) als eigenes Feld. Das gilt erst, sobald VeriFactu für das Unternehmen greift, und nicht für Unternehmen mit elektronischer Führung der Umsatzsteuerbücher bei der Steuerverwaltung (SII).

Was müssen Empfänger einer E-Rechnung melden?

Wer eine E-Rechnung empfängt, muss ihren Status an zwei Stellen melden, mit unterschiedlichem Inhalt.

An den Lieferanten gehen:

• die Annahme oder die Ablehnung der Rechnung, jeweils mit Datum
• die vollständige Zahlung mit dem Zahlungsdatum

Dafür haben Sie jeweils vier Arbeitstage. Samstage, Sonntage und nationale Feiertage zählen dabei nicht mit. Freiwillig sind Teilannahme, Teilzahlung und die Abtretung der Forderung.

An die staatliche Plattform gehen nur:

• die Ablehnung der Rechnung
• die vollständige Zahlung, zusammen mit dem Fälligkeitsdatum der Rechnung, binnen vier Kalendertagen

Das gilt, egal über welchen Weg die Rechnung lief. Eine Annahme geht dort nicht hin, denn ohne Ablehnung gilt die Rechnung als angenommen.

Als Zahlungsdatum zählt der Tag, an dem das Geld beim Lieferanten ankommt. Eine Vorfinanzierung, die der Kunde anbietet, etwa über Confirming, ist keine Zahlung.

Was muss Rechnungssoftware unter VeriFactu können?

Die Software muss jede Rechnung fälschungssicher festhalten. Betroffen sind:

• Körperschaftsteuerpflichtige, also vor allem Kapitalgesellschaften
• einkommensteuerpflichtige Selbstständige
• nicht ansässige Unternehmen mit Betriebsstätte in Spanien
• Personengemeinschaften

Ausgenommen sind Unternehmen mit Steuersitz im Baskenland oder in Navarra und Unternehmen, die am SII teilnehmen. Die B2B-Pflicht bleibt für sie bestehen.

Dafür muss die Software drei Dinge leisten:

• zu jeder Rechnung und jedem Storno automatisch einen Datensatz erzeugen
• die Datensätze verketten, indem jeder einen Teil des Prüfwerts (Hash) des vorherigen enthält, sodass nachträgliche Änderungen auffallen
• die Datensätze unveränderbar und lesbar halten

Unternehmen wählen, ob ihre Software die Datensätze automatisch an die Steuerverwaltung schickt (Betriebsart VERI*FACTU) oder sie selbst speichert. Davon hängt ab, was sie selbst tun müssen:

Der QR-Code auf der Rechnung ist in beiden Betriebsarten Pflicht, der Hinweis „VERI*FACTU“ nur bei der Übermittlung. Wer einmal an die Steuerverwaltung übermittelt, bleibt mindestens bis zum 31. Dezember desselben Jahres dabei.

Welche Sanktionen drohen?

Für die B2B-Pflicht gibt es keine eigene Sanktion. Ob ein Bußgeld aus anderen Gesetzen greift, ist offen. In Betracht kommen bis zu 10.000 Euro nach der Ley 56/2007 oder 1 % der betroffenen Umsätze nach dem Steuerrecht.

Bei VeriFactu gelten feste Sanktionen:

• Nutzer nicht konformer oder nicht zertifizierter Software zahlen 50.000 Euro je Geschäftsjahr.
• Hersteller und Vertreiber zahlen 150.000 Euro je Geschäftsjahr und Systemtyp.

So bereiten Sie sich vor

Für ein Unternehmen mit Geschäft in Spanien bietet sich diese Reihenfolge an:

1. Betroffene Geschäfte klären. Prüfen Sie, welche eigenen Gesellschaften es in Spanien gibt, wie hoch deren Vorjahresumsatz ist, ob Betriebsstätten bestehen und ob Sie nach Spanien liefern. Davon hängt ab, für welche Rechnungen die Pflicht gilt.
2. Termin je Gesellschaft festhalten. Der Umsatz des Vorjahres entscheidet, ob eine Gesellschaft ab Oktober 2027 oder erst ab Oktober 2028 ausstellen, empfangen und melden muss. Ein Eintrag je Gesellschaft verhindert, dass der Stichtag der größten für alle angenommen wird.
3. Weg wählen. Entscheiden Sie, ob Rechnungen über eine private Plattform, über die staatliche Plattform oder über beide laufen. Danach legen Sie Ihren Eingangspunkt fest.
4. Format und Signatur mit dem eigenen System klären. Das System muss eines der vier zulässigen Formate erzeugen können, bei privaten Plattformen mit fortgeschrittener elektronischer Signatur. Entstehen die Rechnungsdaten in mehreren Gesellschaften auf mehreren ERP-Systemen, muss jede Quelle das liefern.
5. Statusmeldung in die Prozesse einbauen. Annahme oder Ablehnung und die Zahlung müssen in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung erfasst und fristgerecht gemeldet werden. Die Zahlung geht zusätzlich an die staatliche Plattform.
6. Rechnungssoftware auf VeriFactu prüfen. Prüfen Sie für jede spanische Gesellschaft, ob ihre Rechnungssoftware VeriFactu erfüllt und welche Betriebsart sie nutzt. Wer am SII teilnimmt, etwa wegen eines Vorjahresumsatzes über 6.010.121,04 Euro, ist ausgenommen.
7. Aufbewahrung der spanischen Rechnungen regeln. Bewahren Sie die Rechnungen elektronisch im Originalformat auf, getrennt von der deutschen Aufbewahrung für die deutsche Gesellschaft. Ein Archiv in Deutschland ist nur mit Online-Zugriff für die spanische Verwaltung und nach vorheriger Mitteilung zulässig.

ClearTax

Wenn Ihre Gruppe Gesellschaften mit verschiedenen ERP-Systemen hat und Sie für mehrere Länder einen Anbieter auswählen, geht es auch um die Wahl der Plattform. Mit ClearTax bieten wir eine globale Plattform für elektronische Rechnungsstellung und Steuer-Compliance. Unternehmen erstellen, prüfen, übermitteln und archivieren damit ihre E-Rechnungen nach den jeweiligen gesetzlichen Vorgaben. Für diese Wahl sind zwei Punkte wichtig:

• Ausgehende und eingehende Rechnungsflüsse (Debitoren und Kreditoren) laufen bei uns auf einer Plattform, in Echtzeit.
• Wir bieten vorgefertigte, zertifizierte Anbindungen an ERP-, Kassen- und Abrechnungssysteme, unter anderem SAP, Oracle und Microsoft Dynamics.