Was die E-Rechnung in Italien von Unternehmen verlangt

Wer mit Italien Geschäfte macht, stößt früher oder später auf das Kürzel SDI, oft zusammen mit dem Code eines Kunden. Dahinter steht eine staatliche Stelle der italienischen Steuerverwaltung, über die seit 2019 fast jede Rechnung im Land laufen muss, an Unternehmen ebenso wie an Verbraucher. Welche Regeln für Rechnungen zwischen Deutschland und Italien gelten, hängt vor allem davon ab, wer wo sitzt.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Eine E-Rechnung, die nicht über die staatliche Stelle läuft, gilt in Italien als nicht ausgestellt.
• Der siebenstellige SDI-Code auf der Rechnung bestimmt, wie sie beim Empfänger ankommt.
• Lieferanten ohne Sitz oder Niederlassung in Italien fallen nicht unter die Pflicht. Den Eingang ihrer Rechnungen meldet der italienische Kunde selbst.
• Ab Juli 2030 gilt für Rechnungen aus Deutschland an Geschäftskunden in Italien die Norm EN 16931.

Was gilt bei der E-Rechnungspflicht in Italien?

Seit dem 1. Januar 2019 stellen Unternehmen in Italien ihren Kunden im Land nur noch E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format aus, auch Verbrauchern. Sie laufen über das Sistema di Interscambio, kurz SDI, und die Steuerverwaltung erfasst darüber zugleich die steuerlich relevanten Daten. Ausgestellt ist eine Rechnung erst, wenn sie das SDI durchlaufen hat. Vorher kann der Kunde aus ihr keine Vorsteuer abziehen.

Verpflichtet sind alle in Italien ansässigen oder niedergelassenen Unternehmer mit italienischer USt-Nummer, wenn auch ihr Geschäftspartner dort sitzt, seit dem 1. Januar 2024 auch Pauschalbesteuerte (Forfettari). Zwei Ausnahmen wirken unterschiedlich:

• Wer ohnehin keine Rechnung ausstellen muss, etwa Kleinlandwirte, ist befreit.
• Verboten ist der Weg über das SDI, wenn die Daten an das staatliche Gesundheitsdatensystem (Sistema Tessera Sanitaria) gehen. Das betrifft Gesundheitsleistungen an Verbraucher.

Wie läuft eine Rechnung über das SDI?

Stellt Ihre Vertriebsgesellschaft in Verona einem Kunden in Mailand eine Rechnung, sieht dieser Durchlauf so aus:

1. Die Gesellschaft sendet sie als Datei an das SDI.
2. Das SDI prüft:

• die Pflichtangaben
• die Steuernummern beider Seiten
• den SDI-Code
• die Rechenwerte
• ob sie schon einmal eingegangen ist

3. Danach stellt es sie dem Kunden zu oder lehnt sie ab. Das dauert wenige Minuten, höchstens fünf Tage.

Für die Gesellschaft als Absender gilt dabei:

• Sie erfährt vom SDI jedes Mal, ob die Rechnung zugestellt, nicht zustellbar oder abgelehnt ist.
• Eine abgelehnte Rechnung gilt als nicht ausgestellt. Die Steuerverwaltung empfiehlt, sie binnen fünf Tagen nach der Ablehnung mit unveränderter Nummer und unverändertem Datum erneut zu senden. Geht das nicht, bekommt die neue Rechnung eine neue Nummer und ein neues Datum und verweist auf die abgelehnte.
• Zum Ausstellen hat sie zwölf Tage nach der Lieferung oder Leistung, bei einer Sammelrechnung über mehrere Lieferungen bis zum 15. des Folgemonats.
• Senden kann sie über Webportal und App, die die Steuerverwaltung kostenlos bereitstellt und in denen sich Rechnungen auch erstellen lassen, per zertifizierter E-Mail (PEC) an eine feste Adresse des SDI, über eine direkte Anbindung des eigenen Systems oder über einen Dienstleister.

Was ist die FatturaPA, und welche Angaben gehören hinein?

Die Datei, die an das SDI geht, muss im XML-Format nach der staatlichen Vorgabe vorliegen, der FatturaPA. XML ist ein strukturiertes Datenformat, das Programme direkt auslesen. Eine digitale Signatur braucht sie zwischen Unternehmen und an Verbraucher nicht, nur an Behörden.

Hinein gehören als Pflichtangaben:

• Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Aussteller und Kunde
• die Partita IVA des Ausstellers, also seine italienische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• beim Kunden die Partita IVA oder die Steuernummer (Codice Fiscale)
• Art und Umfang der Lieferung oder Leistung
• das Entgelt
• Steuersatz und Steuerbetrag

Was ist der SDI-Code, und wie erreicht die Rechnung den Empfänger?

Ein Feld in der Datei steuert, auf welchem Kanal das SDI zustellt. Es trägt den siebenstelligen SDI-Code, auf Italienisch Codice Destinatario, im Deutschen auch Empfängercode. Den Code oder seine PEC-Adresse nennt der Kunde dem Aussteller.

Welcher Wert ins Feld gehört, hängt davon ab, was der Kunde angibt und wo er sitzt:

Für die Zustellung gilt außerdem:

• Eine beim SDI registrierte Empfangsadresse des Kunden geht jeder Angabe auf der Rechnung vor.
• Verbraucher und Kunden ohne Angabe bekommen vom Lieferanten zusätzlich eine Kopie, auf Papier oder elektronisch.
• Ist kein Kanal erreichbar, liegt die Rechnung im Online-Bereich des Kunden. Für den Lieferanten gilt sie als ausgestellt, der Kunde zieht die Vorsteuer aber erst ab, wenn er sie eingesehen hat.

Den Wert XXXXXXX tragen italienische Aussteller auch bei Rechnungen an Sie ein, etwa ein Lieferant in Turin für Bauteile oder Ihre Vertriebsgesellschaft in Verona. Einen Code müssen Sie ihnen deshalb nicht nennen. Die Daten gehen innerhalb von zwölf Tagen an das SDI, die Rechnung selbst bekommen Sie auf dem Weg, den Sie mit dem Aussteller vereinbart haben.

Wie stelle ich eine Rechnung nach Italien?

Umgekehrt ist ein deutsches Unternehmen ohne Niederlassung in Italien von der italienischen Pflicht nicht erfasst. Es stellt seine Rechnungen an italienische Geschäftskunden wie bisher aus.

Gemeldet wird in Italien trotzdem. Der Kunde dort meldet den Eingang mit einem eigenen Beleg (TD17 bis TD19) bis zum 15. des Folgemonats, auch wenn er Ihre eigene Tochtergesellschaft ist. Diese Meldung heißt Esterometro und läuft seit dem 1. Juli 2022 über das SDI.

Ihre Rechnung richtet sich weiter nach deutschem Recht. Es legt die Pflichtangaben für Kunden im EU-Ausland fest, eine E-Rechnungspflicht kennt es dafür noch nicht.

Stellt Ihr Unternehmen in Italien selbst aus, kommt es auf die Form an:

• Eine italienische Tochtergesellschaft ist gegenüber ihren Kunden in Italien voll verpflichtet, auch gegenüber anderen Gesellschaften der Gruppe im Land.
• Für eine Betriebsstätte in Italien gilt dasselbe bei Geschäften mit Kunden im Land.
• Wer in Italien nur umsatzsteuerlich registriert ist, fällt nicht unter die Pflicht.

Aufbewahrung und Sanktionen

Wer in Italien zur E-Rechnung verpflichtet ist, etwa Ihre Tochtergesellschaft, muss die ausgestellten und empfangenen Rechnungen ordnungsgemäß elektronisch aufbewahren. Eine Datei auf dem PC genügt dafür nicht. Die Frist beträgt mindestens zehn Jahre ab der letzten Eintragung in den Büchern und reicht darüber hinaus, bis die Steuerprüfung für das Jahr abgeschlossen ist.

Das Archiv darf auch im Ausland liegen, wenn Italien mit diesem Staat ein Abkommen über Amtshilfe hat. Wer kein eigenes Archiv aufbauen will, kann im Portal der Steuerverwaltung ihrem kostenlosen Aufbewahrungsdienst beitreten. Er erfasst alle Rechnungen, die über das SDI laufen.

Fehler bei Rechnungen und Meldungen kosten seit dem 1. September 2024 ein Bußgeld. Wie hoch es ausfällt, hängt vom Fall ab:

• Fehlt für einen steuerpflichtigen Umsatz die Rechnung oder ist sie falsch, beträgt das Bußgeld 70 % der Umsatzsteuer auf diesen Umsatz. Ist die Steuer trotzdem richtig abgerechnet, sind es 250 bis 2.000 Euro.
• Bei steuerfreien und Reverse-Charge-Umsätzen sind es 5 % der Entgelte.
• Erhält ein Kunde keine ordnungsgemäße Rechnung, muss er das binnen 90 Tagen der Steuerverwaltung melden. Sonst zahlt er selbst ein Bußgeld von 70 % der Umsatzsteuer, mindestens 250 Euro.
• Eine fehlende oder falsche Esterometro-Meldung kostet 2 Euro je Rechnung, höchstens 400 Euro im Monat.

Was ändert sich 2027 und mit ViDA?

Ab dem 1. Januar 2027 steht das italienische Umsatzsteuerrecht in einem neuen Gesetzbuch, dem Testo unico IVA. Die Pflicht, Rechnungen nur als E-Rechnung über das SDI auszustellen, ist dort genauso formuliert wie bisher. Auch die Frist von zwölf Tagen bleibt. Die Bußgelder bleiben gleich hoch, stehen dann aber in einem eigenen neuen Gesetz.

Italien darf die E-Rechnung seit 2018 mit einer Sondererlaubnis der EU vorschreiben, auch wenn der Empfänger nicht zustimmt. Diese Erlaubnis wurde bis zum 31. Dezember 2027 verlängert. Seit dem 14. April 2025 braucht aber kein EU-Staat mehr eine solche Erlaubnis, um E-Rechnungen im eigenen Land zu verlangen. Läuft sie Ende 2027 aus, endet die Pflicht in Italien deshalb nicht automatisch.

ViDA, das neue Umsatzsteuer-Paket der EU, bringt für Italien außerdem zwei Termine:

• Ab dem 1. Juli 2030 gilt für Rechnungen über Geschäfte zwischen EU-Staaten die europäische Norm EN 16931, auch für Ihre Rechnungen an Geschäftskunden in Italien. Dazu kommt eine digitale Meldung dieser Geschäfte. Im Inland darf Italien bei der FatturaPA bleiben.
• Sein nationales System muss Italien erst ab dem 1. Januar 2035 an die neuen EU-Regeln anpassen.

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