E-factureren in België: Toepasselijkheid, Limiet, Richtlijnen & Implementatiedatum

In de hele Europese Unie heeft e-facturatie een aanzienlijke opmars gekend, vooral door de drang naar standaardisatie om btw-fraude tegen te gaan en de fiscale efficiëntie te verbeteren. België is een proactieve gebruiker van e-facturatie en met nieuwe wetgeving die gestructureerde elektronische facturatie (e-facturatie) verplicht stelt voor de meeste bedrijven tegen januari 2026.

Het is cruciaal voor Belgische ondernemingen om de implicaties, voordelen en vereisten van deze overgang te begrijpen. Dit artikel geeft een gedetailleerd overzicht van e-facturatie in België, van de geschiedenis en het regelgevend kader tot de implementatietijdschema's, de nalevingsvereisten en de voordelen en uitdagingen waarmee bedrijven kunnen worden geconfronteerd.

Wat is e-facturatie?

E-facturatie, of elektronische facturatie, is het proces van het elektronisch uitgeven, verzenden, ontvangen en verwerken van facturen in een gestructureerd digitaal formaat, meestal via een gestandaardiseerd netwerk zoals Peppol.

In tegenstelling tot traditionele papieren of ongestructureerde PDF-facturen, worden gestructureerde e-facturen geformatteerd op een manier die een volledig geautomatiseerde verwerking mogelijk maakt, waardoor menselijke tussenkomst en fouten beperkt worden.

In België is e-facturatie afgestemd op de Europese norm EN16931, die de noodzakelijke elementen en structuur van een e-factuur definieert, waardoor deze compatibel is met systemen in de hele Europese Unie. Deze standaard is cruciaal om interoperabiliteit over de grenzen heen te garanderen en ondersteunt een naadloze uitwisseling van facturen tussen bedrijven en overheden.

Tijdlijn voor de implementatie van e-facturatie in België

Dit is de implementatietijdlijn voor e-facturatie in België met de belangrijkste data en mandaten voor B2B- en B2G-implementaties:

Het e-facturatieproces in België

Het Belgische e-facturatieproces maakt gebruik van het Peppol-netwerk, dat een gestructureerde en veilige digitale uitwisseling van facturen ondersteunt.

Bedrijven moeten Peppol-compatibele software gebruiken voor het verzenden en ontvangen van facturen, die worden verzonden via het Mercurius-platform (het officiële Belgische portaal voor e-facturatie).

Voor B2B-transacties wordt e-facturatie vergemakkelijkt via het Peppol-netwerk en is het eenvoudig:

1. Factuur aanmaken: Bedrijven genereren een gestructureerde e-factuur volgens de Peppol BIS 3.0 standaarden.
2. Indienen via Peppol: De factuur wordt via het beveiligde netwerk van Peppol naar het systeem van de ontvanger gestuurd.
3. Automatische verwerking: Het systeem van de ontvanger verwerkt de factuur automatisch, wat goedkeuringen en betalingen vergemakkelijkt.
4. Registratie: Facturen worden gearchiveerd voor naleving van de regelgeving en het Mercurius platform zorgt voor tracking en traceerbaarheid.

Het Belgische model voor e-facturatie

Het Belgische model voor e-facturatie is platform-agnostisch, wat betekent dat bedrijven elke software kunnen gebruiken die in lijn is met het Peppol raamwerk. Peppol zorgt voor interoperabiliteit, zodat leveranciers en kopers naadloos facturen kunnen uitwisselen. De Belgische federale overheid ondersteunt deze aanpak via Mercurius, dat zal dienen als centrale hub voor e-facturen aan overheidsinstanties.

Belangrijkste onderdelen

• Mercurius-platform: Het centrale knooppunt voor e-facturatie in de Belgische publieke sector. Het platform biedt een veilige gegevensoverdracht en ondersteunt zowel handmatige als geautomatiseerde factuurverwerking.
• Peppol-netwerk: Een gestandaardiseerd netwerk dat interoperabiliteit garandeert en een gestructureerde en efficiënte uitwisseling van factuurgegevens mogelijk maakt.
• Conformiteit met EN16931: De toetreding van België tot de Europese standaard voor e-facturatie om de interoperabiliteit binnen de EU te bevorderen.

Toepassingsgebied van e-facturatie in België

Het Belgische e-facturatie mandaat heeft invloed op verschillende soorten transacties:

• B2G (Business to Government): Alle overheidsopdrachten.
• B2B (Business to Business): Verplicht voor Belgische btw-plichtige entiteiten, met uitzondering van bedrijven die btw-vrijgestelde handelingen verrichten zoals niet-esthetische medische zorg, sociaal-culturele diensten, financiële diensten, onderwijs en specifiek vervoer (bijv. voor zieken of gehandicapten) volgens artikel 44 van het btw-wetboek.
• Internationale facturering: Toegestaan met toestemming van de ontvanger, waarbij Peppol vaak als voorkeursnetwerk wordt gebruikt.

Wie moet e-factureren in België?

Het mandaat is van toepassing op:

• Alle BTW-plichtige bedrijven: Verplicht om gestructureerde e-facturen uit te geven tegen januari 2026.
• Leveranciers in de publieke sector: Verplicht om e-facturatie te gebruiken voor B2G-transacties voor contracten van meer dan €3.000.

Vrijstellingen van e-facturatie in België

Vanaf 1 januari 2026 is gestructureerde elektronische facturatie verplicht voor de meeste B2B-transacties waarbij Belgische btw-plichtige bedrijven betrokken zijn. Vrijstellingen omvatten:

B2C Transacties: Niet verplicht voor goederen of diensten voor privégebruik.

Overheidsopdrachten van geringe waarde: Verplicht voor overheidsopdrachten van meer dan €3.000

Specifieke B2B Vrijstellingen:

• Failliete entiteiten.
• Van btw vrijgestelde bedrijven volgens artikel 44.
• Niet-ingezeten bedrijven zonder vaste inrichting.
• Entiteiten die onder een forfaitaire belastingregeling vallen (tot 1 januari 2028).

Voordelen van e-facturatie in België

De overstap naar e-facturatie brengt verschillende voordelen met zich mee:

• Kostenreductie: e-facturatie verlaagt de kosten door kosten voor papier, drukwerk en porto te elimineren. Automatisering vermindert fouten, verlaagt correctiekosten en maakt middelen vrij.
• Proces automatisering en efficiëntie: Automatisering minimaliseert handmatige taken, versnelt workflows en verkort de verwerkingstijd. Snellere goedkeuring van facturen verbetert de productiviteit en bespaart waardevolle middelen.
• Betere cashflow: Snellere betalingscycli versterken de cashflow van leveranciers en bieden kopers de mogelijkheid om vroeg betaal kortingen te benutten. Een stabiele cashflow draagt bij aan de financiële zekerheid van beide partijen.
• Verbeterde naleving, veiligheid en transparantie: e-facturatie creëert veilige, traceerbare transacties met duidelijke controletrajecten, waardoor naleving van wettelijke normen wordt gegarandeerd en fraude wordt verminderd. Deze transparantie bevordert het vertrouwen tussen zakenpartners.
• Milieuvoordelen: e-facturatie spaart hulpbronnen door het gebruik van papier te verminderen en de koolstofvoetafdruk die gepaard gaat met productie en transport te verkleinen.

Technische regels voor elektronisch factureren

Om de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van e-facturen te garanderen, moeten specifieke technische regels worden gevolgd vanaf het moment van uitgifte tot aan de bewaarperiode.

• Factuurwijzigingen: Alle wijzigingen aan een factuur moeten direct verwijzen naar het origineel en hetzelfde elektronische formaat volgen als de oorspronkelijke factuur.
• Authenticiteit van oorsprong garanderen: Dit bevestigt de identiteit van de leverancier of verstrekker, waarbij beide partijen (verzender en ontvanger) de authenticiteit van de factuur garanderen.
• Behoud van de integriteit van de inhoud: Factuurgegevens moeten ongewijzigd blijven, in overeenstemming met de normen van de Btw-richtlijn.
• Zorgen voor leesbaarheid: Facturen moeten gedurende de gehele bewaarperiode leesbaar zijn, met duidelijke en toegankelijke btw-gegevens voor nauwkeurige referentie.
• Controle van het controlespoor: Een controlespoor moet een directe link leggen tussen een factuur en de daadwerkelijke transactie, met behulp van documenten van derden, leveranciersgegevens of interne controles om de nauwkeurigheid te bevestigen.

Hoe bereid je je als bedrijf voor op de implementatie van e-facturen?

Bedrijven moeten specifieke acties ondernemen om te voldoen aan de Belgische vereisten voor verplichte e-facturatie:

Evalueer de huidige systemen: Bepaal of uw boekhoud- of ERP-software het Peppol-netwerk en de Belgische gestructureerde e-factuurstandaarden (EN16931) ondersteunt. Controleer de compatibiliteit met het Mercurius platform voor transacties in de publieke sector en identificeer of systeemupgrades nodig zijn voor geautomatiseerde factuurverwerking.

• Kies compatibele software: Selecteer e-facturatiesoftware uit de lijst van Peppol-compatibele oplossingen die door de Belgische overheid worden aangeboden. Bevestig met de softwareleveranciers of ze van plan zijn Peppol BIS 3.0 te ondersteunen tegen januari 2026.
• Bedrijfssystemen integreren (voor grote ondernemingen): Coördineer met de IT- en financiële afdelingen om interne systemen te verbinden met Peppol en Mercurius en zorg voor een soepele gegevensstroom. Voor complexe opstellingen, overweeg het raadplegen van gecertificeerde leveranciers van e-facturatie oplossingen om aan de Belgische e-facturatie vereisten te voldoen.
• Interne controles opzetten: Zet verificatie- en validatiecontroles op om ervoor te zorgen dat de standaarden voor authenticiteit, integriteit en leesbaarheid worden nageleefd. Implementeer goedkeuringsworkflows om controles te stroomlijnen en een betrouwbaar controlespoor te creëren voor btw-rapportage.
• Personeel opleiden: Zorg voor training in het gebruik van het Peppol netwerk en het Mercurius platform bij B2G transacties.
• Overleg met leveranciers en klanten: Stem af met leveranciers en klanten om te garanderen dat zij voorbereid zijn op gestructureerde e-facturering. Stel indien nodig self-billingovereenkomsten op en zorg ervoor dat facturen voldoen aan de vereiste gestructureerde indeling.

Uitdagingen van e-facturatie voor bedrijven in België

Ondanks de voordelen brengt e-facturatie enkele uitdagingen met zich mee:

• Technische upgrades: Bedrijven kunnen te maken krijgen met initiële kosten voor het upgraden van systemen.
• Aanpassingsperiode: Kleinere bedrijven kunnen tijd nodig hebben om zich aan te passen aan nieuwe facturatieformaten.
• Complexiteit van naleving: Het begrijpen en volgen van gestructureerde gegevensvereisten kan training en aanpassing vereisen.

Hoe ClearTax uw bedrijf kan helpen met e-facturatie in België

ClearTax biedt een allesomvattende e-facturatie oplossing die compliance vereenvoudigt en het e-facturatie proces stroomlijnt voor bedrijven in België.

• End-to-End e-facturatie oplossing: ClearTax biedt een complete e-facturatie oplossing, van het genereren van facturen tot het indienen ervan, zodat bedrijven voldoen aan de gestructureerde e-facturatie vereisten van België.
• Integratie met e-facturatiesystemen van de overheid: ClearTax sluit uw bedrijfssystemen naadloos aan op de e-facturatie infrastructuur van de Belgische overheid, inclusief het Peppol netwerk en Mercurius platform, voor efficiënte B2G transacties.
• Peppol-conforme dienstverlener: Als Peppol-gecertificeerde dienstverlener zorgt ClearTax ervoor dat uw facturen voldoen aan de EN16931-normen, wat een vlotte en veilige uitwisseling met zowel lokale als grensoverschrijdende klanten mogelijk maakt.
• Webportaal voor bulkfacturatie en tracking: Ons gebruiksvriendelijke portaal stelt bedrijven in staat om e-facturen in bulk te genereren, de factuurstatus te volgen en facturen op schaal te beheren, met geavanceerde rapportage- en analysetools
• 100% naleving van de Belgische regelgeving voor e-facturatie: ClearTax garandeert naleving van de evoluerende Belgische e-facturatie mandaten, inclusief BTW, syntax standaarden en wettelijke termijnen, zodat uw bedrijf in lijn blijft met de laatste wettelijke vereisten.
• Geautomatiseerde statusopvolging en archivering: Met ClearTax kunnen bedrijven eenvoudig de status van ingediende facturen controleren, meldingen ontvangen en facturen veilig archiveren om te voldoen aan de eisen voor BTW-controle en retentie.
• Gedetailleerde rapportage en controleondersteuning: De rapportagetools van ClearTax bieden inzicht in de factuurverwerking, waardoor het voor bedrijven eenvoudig wordt om de btw-rapportage te beheren, een betrouwbaar controlespoor bij te houden en gedetailleerde rapporten te genereren voor belastingaangiften.
• Verbeterde beveiliging en privacy van gegevens: ClearTax geeft voorrang aan gegevensbeveiliging en zorgt voor naleving van de EU-regelgeving voor gegevensbescherming, met veilige encryptie en toegangscontroles voor gevoelige financiële gegevens.

Conclusie

De overstap van België naar verplichte e-facturatie is een belangrijke stap in de digitalisering van financiële transacties, een betere naleving en een grotere efficiëntie in zowel de openbare als de privésector. Nu gestructureerde elektronische facturatie (e-facturatie) verplicht wordt voor B2G-transacties in maart 2024 en voor bijna alle B2B-transacties in januari 2026, moeten Belgische ondernemingen zich voorbereiden door compatibele systemen en processen in te voeren die voldoen aan de Peppol-normen.

Hoewel deze overgang aanzienlijke voordelen biedt op het gebied van kostenverlaging, procesautomatisering en naleving, moeten bedrijven hun interne systemen aanpassen, personeel opleiden en robuuste controles instellen.

ClearTax biedt een oplossing die bedrijven in staat stelt om probleemloos aan deze wettelijke vereisten te voldoen, zodat ze end-to-end voldoen aan de Belgische e-factureringsregels.